เปลี่ยนออฟฟิศสู่ยุคดิจิตอล ปรับการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานสู่ระบบลงเวลาออนไลน์

ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์ (Online Time Attendance Management) ก็คือระบบลงเวลาเข้าออกงานโดยผ่านอุปกรณ์ดิจิทัลต่างๆ ตั้งแต่ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scanner), สมาร์ทโฟน (Smart Phone), แทบเล็ต (Tablet), ตลอดจนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถยืนยันตัวตนผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจน ปลอดภัย และเชื่อมต่อสู่ระบบข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) ได้ ซึ่งการยืนยันตัวตนในรูปแบบนี้สามารถเข้าระบบที่ไหนก็ได้ในโลก เป็นการบันทึกเวลาทำงานได้แบบ Real Time ที่เชื่อมต่อข้อมูลสู่ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน แถมยังระบุตำแหน่งได้ชัดเจน สามารถเป็นหลักฐานประกอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการเก็บข้อมูลโดยระบบสแกนนิ้วแบบเดิมที่ไม่เชื่อมต่อสู่ระบบออนไลน์หรือระบบตอกบัตรได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถประมวลผลข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ แม่นยำ ชัดเจน และรวดเร็วอีกด้วย

ประโยชน์ของการลงเวลาออนไลน์และแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล

• บริหารจัดการข้อมูลได้รวดเร็ว ว่องไว สะดวกสบาย

  การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบเดิมอย่างเช่นการตอกบัตรนั้นทำให้เสียเวลามาก และต้องใช้เวลามากในการนำเอาข้อมูลไปใช้ประโยชน์ การบันทึกเวลาการทำงาน การลงเวลาออนไลน์ ในรูปแบบใหม่นี้จะทำให้บริหารจัดการข้อมูลเป็นไปแบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะการคำนวนต่างๆ ตั้งแต่การคำนวนชั่วโมงการทำงาน, การคำนวนชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงาน, การคำนวนอัตราเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน, ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ นั้น ทำได้อย่างรวดเร็วผ่านโปรแกรม สามารถทราบข้อมูลได้แบบ Real Time และสามารถประมวลข้อมูลได้หลากหลายลักษณะตามต้องการอย่างทันท่วงที

• ทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว และ เบ็ดเสร็จในจุดเดียว (All in One & One Stop Service)

  การเข้าออกงานแบบบันทึกเวลาระบบดั้งเดิม อย่างการตอกบัตร หรือ สแกนนิ้วมือนั้นเป็นเพียงแค่การบันทึกเวลาเข้าออกเฉยๆ การขาด-ลา-มาสาย หรือการดำเนินการเรื่องชั่วโมงการทำงานอื่นๆ นั้นยังคงเป็นระบบใช้มนุษย์จัดการบันทึกอยู่เช่นเคย แต่สำหรับการบันทึกเวลาเข้าออกงาน การลงเวลาออนไลน์ ผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นสามารถทำทุกอย่างได้ในที่เดียวทั้งในส่วนของพนักงานเองและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำผ่านระบบฐานข้อมูลกลางที่ผ่านระบบ Cloud ซึ่งเป็นข้อมูลหนึ่งเดียวกัน ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องมีข้อมูลหลายแหล่ง และเป็นบริการแบบ One Stop Service คือเข้ามาใน App เดียวแล้วจัดการได้ทุกเรื่อง ทุกอย่าง

• สะดวกทุกที่ ทุกเวลา (Anywhere & Anytime)

  พนักงานตลอดจนฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองสามารถเข้า App ได้ทุกที่ทุกเวลาในการบันทึกเวลาเข้างานตามจริง และเหมาะสม ทั้งข้อมูลยังถูกต้องชัดเจนด้วย สามารถเข็คอินได้ทุกแห่งทั่วโลก ทุกเวลา แม้เวลาต่าง Time Zone กัน ซึ่งบางครั้งต้องไปทำงานยังต่างประเทศ ก็สามารถบันทึกเวลาทำงานตามจริงได้ ไม่ต้องรบกวนฝ่าย HR

• หลักฐานที่ชัดเจนแน่นอน มีข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ (Working Hours Evidence)

  การบันทึกเวลาเข้าออกงาน การลงเวลาออนไลน์ ผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นยังทำให้ข้อมูลชัดเจน แน่นอน ถูกต้อง ไม่ได้อ้างอิงจากคำบอกเล่าของพนักงาน ซึ่ง App จะทำงานร่วมกับเทคโนโลยีระบบระบุตำแหน่งและเวลาได้ด้วย ทำให้มีหลักฐานแน่นอนจริงว่าอยู่ ณ สถานที่นั้น เวลานั้นจริงหรือเปล่า เป็นหลักฐานที่ดีกว่าการบอกปากเปล่า

• พนักงานสามารถบริหารจัดการวันลาได้ด้วยตัวเอง

  พนักงานทุกคนจะมีโควต้าในการลางานประจำตัวอยู่แล้ว เมื่อใช้ App แล้วจะทำให้เรารู้โควต้าที่ใช้ไป ตลอดจนโควต้าที่เหลือ รวมถึงจัดการการลาต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องไปถามฝ่ายบุคคลซ้ำไปซ้ำมาถึงเรื่องโควต้าวันลา หรือสิทธิต่างๆ เพราะทุกอย่างจะคำนวนและปรากฎข้อมูลใน App ให้อัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการบริหารวันลาของตนด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องไปรบกวนคนอื่นหรือฝ่ายบุคคลจนเกินไป

• ไม่สร้างความขัดแย้งให้กับบุคลากรในองค์กร

  ระบบการบันทึกเวลาแบบเดิมเป็นเพียงการบันทึกเวลาเฉยๆ เท่านั้น การขาด-ลา-มาสาย ยังคงมีการตามข้อมูลกัน หรือโทรสอบถามกัน ซึ่งบางเรื่องก็ไม่มีใครอยากรบกวน หรือยุ่งเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตนเอง ตลอดจนซักถามข้อมูลความเป็นจริงเพื่อบันทึกลงในเอกสาร ซึ่งการสื่อสารระหว่างกันด้วยอารมณ์ในบางครั้งอาจทำให้เกิดการทะเลาะเบาะแว้ง และขัดแย้งกันได้ การใช้ระบบลงเวลาออนไลน์ บันทึกเวลานั้นอาจลดการปะทะหรือทะเลาะในส่วนนี้ไปได้เยอะ และไม่สร้างความบาดหมางหรือความแตกแยกให้กับบุคลากรในองค์กรได้ด้วย

• ประหยัดทรัพยากร

  การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นจะช่วยทำให้องค์กรประหยัดทรัพยกรไปได้หลายอย่าง อย่างเช่น กระดาษในการบันทึกเอกสารต่างๆ ซึ่งยุคนี้เป็นยุคที่ทุกคนพยายามช่วยกันลดการใช้ทรัพยากรให้น้อยลง เพื่อโลกที่ยั่งยืนด้วย นอกจากนี้ก็ยังไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่องมือต่างๆ เพิ่มเติม อย่างเช่น เครื่องมือตอกบัตร หรืออื่นๆ ใช้เพียงแค่เทคโนโลยีที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรใดเดิ่ม

• ประหยัดงบประมาณ

  การประหยัดทรัพยากรนั้นส่งผลต่อการประหยัดงบประมาณโดยตรง ไม่ต้องมีงบจัดซื้ออุปกรณ์ให้สิ้นเปลือง หรืองบในการบำรุงรักษาซ่อมแซม ใช้เพียงแค่งบในการซื้อเทคโนโลยีเท่านั้น กรณีนี้องค์กรใหญ่มักจะเห็นผลในการประหยัดงบประมาณได้ชัดเจนกว่า

• ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรเยอะ

  เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน ทำให้ลดอัตราจ้างพนักงานลงได้ เมื่อทุกคนร่วมกันใช้ App และระบบ Cloud ก็จะช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น การจัดการง่ายขึ้น และไม่จำเป็นต้องใช้คนจัดการมาก ลดปริมาณคนในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ องค์กรสามารถบริหารงานและเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• สามารถอัปเดต (Update) เทคโนโลยีใหม่ได้เสมอ

  การอัปเดตเทคโนโลยีตลอดจนสิ่งที่เป็นประโยชน์สมัยใหม่กับซอฟต์แวร์ต่างๆ นั้นทำได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และประหยัดกว่าการอัปเดตฮาร์ทแวร์ โดยเฉพาะเทคโนโลยีดิจิทัลที่มีการ Update ได้แบบ Real Time ไม่ยุ่งยากเสียเวลา ทำให้ระบบสามารถมีอะไรใหม่ๆ มาเป็นตัวช่วยที่ดีได้เสมอ ประหยัดกว่าการใช้ฮารด์แวร์หรือซอฟต์แวร์ระบบปิด

• พักงานเกิดความสบายใจ สุขภาพจิตดี เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

  เมื่อพนักงานไม่ต้องมาหงุดหงิดกับเรื่องการตอกบัตรหรือบันทึกเวลาที่ออฟฟิศก็จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นอิสระมากขึ้น ไม่ต้องมากังวัลกับปัญหาที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานในเรื่องที่ไม่เป็นเรื่อง ทำให้ชีวิตมีความสุข สุขภาพจิตดี ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น

• บริษัทยังคงสร้างวินัยให้กับการทำงานขององค์กรได้เช่นเดิม

  การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านระบบลงเวลาออนไลน์ แอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) ในระบบใหม่นี้ยังคงมีการบันทึกข้อมูลที่องค์กรจำเป็นต้องใช้เหมือนเดิม และยังคงสร้างวินัยให้กับพนักงานได้เช่นเดิม เพียงแต่ว่าจะเป็นวินัยในการบริการจัดการเวลาแบบยุคใหม่ที่ไม่จำเป็นจะต้องอยู่กับที่เสมอไป แต่ฝึกความรับผิดชอบในการทำงานและการใช้เวลาให้คุ้มค่าได้ดี มีวินัยในการบันทึกข้อมูล วินัยในการทำงานที่ชัดเจน และมีหลักฐานในการทำงานที่ชัดเจนขึ้นอีกด้วย เป็นข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือขึ้นได้ด้วย