ปัญหาทำเงินเดือนแต่ละเดือนเหมือนแข่งกับเวลา มักเกิดจากความยุ่งยากในขั้นตอนการจัดทำเงินเดือนที่มีหลายขั้นตอนทั้งการรวบรวมข้อมูล คำนวณ รายงาน และสรุป ก่อนจ่ายเงิน โดยขั้นตอนเหล่านี้มักเปลี่ยนไปในแต่ละเดือนตามจำนวนพนักงาน การบันทึกเวลา การคำนวณโอที การหักค่าลดหย่อน ฯลฯ ทำให้ต้องใช้เวลามากและความกดดันที่เพิ่มขึ้นเมื่อใกล้วันจ่ายเงินเดือน
หลายองค์กรใช้วิธีลดเวลาทำเงินเดือนด้วยการจัดเก็บข้อมูลพนักงานในระบบส่วนกลาง เชื่อมระบบ HR กับโปรแกรมเงินเดือน และทำข้อมูลเป็นดิจิทัลเพื่อลดงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพ นอกจากนี้การใช้โปรแกรมช่วยคำนวณเงินเดือนก็ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาได้มากขึ้น
หากรู้สึกเหมือนทำเงินเดือนแข่งกับเวลา ควรหาวิธีจัดการงาน วางระบบที่ช่วยลดขั้นตอนและการทำงานซ้ำ ๆ อาจพิจารณาจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนภายนอกช่วยได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยให้ขั้นตอนเร็วขึ้นและแม่นยำขึ้นอย่างมาก
วิธีจัดตารางงานให้ไม่เร่งจ่ายเงินเดือน ควรใช้หลักการบริหารเวลาที่ดีและวางแผนล่วงหน้า
ใช้เทคนิค Time Blocking โดยแบ่งเวลาให้ชัดเจนกับงานแต่ละส่วน เช่น การเตรียมข้อมูลเงินเดือน การตรวจสอบ และการสรุปผล เพื่อให้แต่ละขั้นตอนเสร็จตรงเวลา ไม่รีบเร่งในช่วงสุดท้าย
จัดลำดับความสำคัญและโฟกัสทำงานทีละเรื่องก่อน (Proactive Block) และจัดเวลาสำหรับงานแทรกงานอื่นๆ (Reactive Block) เพื่อบริหารแรงงานและเวลางานได้ดีขึ้น
วางแผนทำเงินเดือนล่วงหน้าหลายวัน เช่น เริ่มรวบรวมข้อมูลและบันทึกเวลาพนักงานให้เสร็จก่อนถึงวันจ่ายเงินเดือนจริง
ใช้ระบบดิจิทัลและซอฟต์แวร์ช่วยทำเงินเดือน เพื่อลดงานซ้ำซ้อนและลดเวลาการตรวจสอบ
แบ่งงานเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสม เช่น เริ่มจัดการข้อมูลก่อนวันเงินเดือน 1-2 สัปดาห์ และสำรวจผลลัพธ์ก่อนวันจ่ายจริง
การใช้เทคนิคเหล่านี้จะช่วยลดความเร่งรีบในวันจ่ายเงินเดือนและทำให้ขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
