งาน Payroll คืออะไร

งาน Payroll คืออะไร




 
     เคยมีเพื่อนรุ่นพี่ท่านหนึ่งโทรศัพท์เข้ามาถามว่างาน Payroll เนี่ยเขาทำอะไรกันบ้าง ทั้งนี้เพราะโดยทั่วไปชาว HR เราจะได้รับการฝึกอบรมแต่เฉพาะเรื่องหลักๆ เช่น การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรม การบริหารแรงงานสัมพันธ์ และบริหารค่าตอบแทน ซึ่งการบริหารค่าตอบแทนก็จะเรียนกันในเรื่องการโครงสร้างค่าจ้าง การวิเคราะห์งาน การประเมินผลงานเป็นต้น แต่ส่วนใหญ่แล้วก็จะไม่ค่อยทราบกันว่าแล้วขั้นตอนที่จะจ่ายเงินจริงๆ ให้กับพนักงานหรือ Payroll เขาทำกันอย่างไร

     บังเอิญผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปร่วมงานและจัดทำระบบการจ่ายเงินเดือนให้กับ บริษัทหนึ่ง จึงทำให้ถูกบังคับกลายๆ ให้ต้องศึกษาเรื่องดังกล่าวให้เข้าใจ ซึ่งเมื่อผ่านช่วงดังกล่าวมาแล้วก็ทำให้มองเห็นภาพรวมของงาน Payroll และสามารถสรุปได้ว่างาน Payroll ประกอบไปด้วยสองขั้นตอนหลักๆ คืองานด้านการบันทึกเวลาการทำงานและงานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน โดยแต่ละส่วนประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้

     1.งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน (Time attendance) เป็นงานเรื่องการจัดเก็บข้อมูลเวลาที่พนักงานแต่ละคน เริ่มทำงาน เลิกงาน มาสาย ขาดงาน ออกก่อน ลางาน เริ่มทำงานล่วงเวลาและเวลาสิ้นสุด เป็นต้น ซึ่งวิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละบริษัทเช่น บางบริษัทอาจจะใช้การลงชื่อในแบบฟอร์ม บางบริษัทอาจใช้บัตรตอก หรือบางบริษัทอาจใช้บัตรบาร์โค๊ด ทั้งนี้รวมไปถึงการให้พนักงานบันทึกการลาในใบลา และบันทึกเวลาทำงานล่วงเวลาในแบบฟอร์มขอทำงานล่วงเวลา หรือบางบริษัทที่ไฮเทคหน่อยก็อาจให้พนักงานบันทึกข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบ Intranet เป็นต้น สำหรับหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ HR ในเรื่องดังกล่าวคือการทำข้อมูลสรุปประจำเดือนว่าพนักงานแต่ละคนมีเวลาการทำ งานอย่างไร มาทำงานกี่วัน สายกี่วัน ขาดงานกี่วัน มีจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลากี่ชั่วโมง เพื่อใช้ข้อมูลดังกล่าวมาคำนวณจ่ายค่าจ้าง ทั้งนี้เนื่องจากค่าจ้างพนักงานแต่ละคนจะจ่ายตามเวลาการทำงานนั่นเอง เช่นบางตำแหน่งจ่ายเป็นรายวัน ถ้าไม่มาก็ไม่ได้ค่าจ้าง หรือบางบริษัทถ้ามาสายก็มีการหักค่าจ้างตามเวลาที่มาสาย หรือการลาบางประเภทเช่นลากิจก็ไม่ได้ค่าจ้าง ทั้งนี้รวมถึงค่าล่วงเวลาที่บริษัทจะต้องจ่ายตามอัตราที่กฏหมายกำหนด ซึ่งจะได้มากน้อยก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลจำนวนเวลาที่พนักงานทำงานล่วงนั่นเอง หลังจากนั้นข้อมูลทั้งหมดก็จะถูกส่งไปสู่ขั้นตอนการคำนวณจ่ายและหักเงิน พนักงาน

    2.งานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะได้มาซึ่งผลลัพธ์ในแต่ละเดือนว่าพนักงานแต่ละคนจะได้ ค่าจ้างเท่าไหร่ โดยขั้นตอนนี้จะต้องใช้ข้อมูลเวลาทำงานดังกล่าวข้างต้นมาประกอบการคำนวณ ซึ่งในการคำนวณอาจจะต้องใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลเข้าช่วย ทั้งนี้โปรแกรมดังกล่าวอาจมีระดับของความซับซ้อนแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ผู้ผลิตโปรแกรม หรือเราอาจจะประยุกต์ใช้โปรแกรม EXCEL ก็ได้ตามสะดวก แต่แนะนำให้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปดีกว่าเพราะจะไดไม่ยุ่งยากเรื่องการพิมพ์แบบ ฟอร์มต่างๆ เช่น Slip เงินเดือน ใบรับรองการหักภาษี รายงานการนำส่งเงินประกันสังคม เป็นต้น สำหรับการคำนวณดังกล่าวจะได้ผลลัพธ์ออกมาสองประเภทคือ

     ข้อมูลรายได้ของพนักงาน เช่นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าครองชีพ โบนัส คอมมิชชั่น

     ข้อมูลรายจ่ายของพนักงาน เช่น ภาษี การหักขาดงาน การหักมาสาย หักจ่ายกองทุนประกันสังคม หักจ่ายกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น ทั้งนี้รายการหักและจ่ายของแต่ละบริษัทย่อมแตกต่างกันออกไปตามระเบียบภายใน ของตน ยกเว้นสิ่งที่ต้องหักและจ่ายที่กำหนดขึ้นตามกฏหมาย หลังจากนั้นก็ถึงขั้นการจ่ายเงินจริงๆ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะส่งให้ธนาคารจ่ายผ่านเครื่อง ATM หรือใครจะจ่ายเงินสดก็แล้วแต่สะดวก

     จากภาพรวมข้างต้นผู้เขียนเชื่อว่าน่าจะทำให้ท่านมองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่า “งาน Payroll คืออะไร” และน่าจะเป็นประโยชน์ในการทำงานของท่านต่อไป

โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI มีแอพพลิเคชั่นอย่างระบบ Payroll เป็นระบบที่ใช้ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือน และค่าแรงของพนักงาน รวมไปถึงรายการหักทุกประเภทที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ระบบยังสามารถรองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ได้หลากหลาย และมีรูปแบบงวดการจ่ายเงินที่มากขึ้น เช่น การจ่ายโบนัสระหว่างเดือน การจ่ายงวดพิเศษ กำหนดสูตรในการคำนวณเบี้ยขยัน และยังสามารถกำหนดวงเงินการจ่ายให้กับพนักงาน เพื่อตรวจสอบไม่ให้มีการบันทึกจำนวนเงินเกินจากที่กำหนด เป็นต้น ซึ่งข้อมูลในแต่ละงวดการจ่ายต่างๆ ระบบจะนำไปประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ ทั้งนี้ผู้ใช้ยังสามารถให้ระบบกรองข้อมูลก่อนที่จะทำการประมวลผล และรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสดให้กับพนักงาน

ทดลองใช้งานโปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI ได้ที่ www.prosofthrmi.com

สอบถามเพิ่มเติม sale@prosofthrmi.com หรือ www.prosofthrmi.com/ContactUs

 
ที่มา : www.readypremium.com

 691
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีรู้ทัศนคติของผู้สมัครงานนั้นทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่นิยมมากสุดมักเกิดขึ้นในห้องสัมภาษณ์พนักงานใหม่ หาก HR เลือกคำถามที่ถูกต้อง จะสามารถวัดทัศนคติของว่าที่พนักงานคนนั้นได้ทันที ที่สำคัญ ไม่จำเป็นต้องใช้คำถามยาก ๆ แต่อย่างใด เพราะการถามคำถามง่าย ๆ ว่า ทำไมถึงลาออกจากที่ทำงานเก่า ? หรือ ทำไมถึงอยากออกจากที่ทำงานเก่า ? ก็ช่วยคัดกรองทัศนคติเบื้องต้นได้ดีแล้ว ทำไมคำถามสั้น ๆ ง่าย ๆ แบบนี้ ถึงเป็นกับดักชั้นดีที่ HR ชอบใช้ มีเหตุผลดังต่อไปนี้
เงินออมชราภาพที่ได้รับนั้น จะแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ "เงินบำเหน็จ" ที่จ่ายเป็นก้อนใหญ่ครั้งเดียว กับ "เงินบำนาญ" ที่จะทยอยจ่ายเป็นรายเดือนไปตลอดชีวิต โดยเราไม่สามารถเลือกเองได้ว่าจะรับเป็นบำเหน็จหรือบำนาญ แต่จะขึ้นอยู่ระยะเวลาส่งเงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคมตามเงื่อนไข คือ
เงินได้ที่มีการเสียภาษีสุดท้าย (Final Tax) คือ เงินได้ที่ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้แล้ว โดยผู้มีเงินได้สามารถเลือกที่จะนำมารวมหรือไม่รวมคำนวณ ในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตอนปลายปีได้
ประเด็นหลักที่สำคัญในเรื่องนี้ก็คือ ให้ดูที่ข้อเท็จจริงว่าเป็นอย่างไร และข้อเท็จจริงนั้นเข้าข่ายทุจริตเป็นความผิดร้ายแรงจริงหรือไม่
"ลูกจ้างประสบอุบัติเหตุและลาป่วยโดยมีใบรับรองแพทย์ซึ่งปัจจุบันมาทำงานไม่ได้กว่า 30 วันแล้ว บริษัทจะสามารถเลิกจ้างได้หรือไม่ เพราะบริษัทเองก็ไม่สามารถ แบกรับค่าใช้จ่ายได้เช่นกัน?"
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์