ฝ่ายบุคคล หรือฝ่าย HR มีหลายหน้าที่ที่ต้องทำภายในองค์กร แต่ถ้าให้พูดถึงปัญหาที่ HR ต้องเจอ คงหนีไม่พ้นเรื่องของงานบุคคล หรือการสรรหาพนักงานเข้าทำงานในองค์กร และที่สำคัญคือเรื่องของการคำนวณเงินเดือน ที่ถือว่าเป็นปัญหาที่ปวดหัวเป็นอย่างมาก เพราะข้อมูลมีความซับซ้อน อาจทำให้เกิดความผิดพลาดที่ตามมา ยิ่งถ้าเป็นองคกรใหญ่ แน่นอนว่าปัญหาเหล่านี้ ต้องเกิดขึ้นอย่างแน่นอน ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ด้วยเหตุนี้องค์กรต่างๆ จึงได้มองหาเครื่องมือ ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาต่างๆ เหล่านี้
การเลือกใช้โปรแกรม HR อย่างโปรแกรมเงินเดือน ที่มีระบบ Payroll ครบวงจร และมีฟังก์ชั่นรองรับทุกปัญหาของงาน HR จึงเป็นอีกทางเลือกที่ทำให้องค์กรและตัว HR เอง หลุดพันจากปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ โดยโปรแกรมเงินเดือนถูกพัฒนามาเพื่อช่วยเหลืองาน HR อย่างเต็มที่ รวมถึงผู้บริหารและพนักงานด้วย ดังนั้น โปรแกรมเงินเดือน จึงเป็นตัวช่วยที่ดีที่สุดของ HR
ข้อมูลที่สำคัญในการนำมาคำนวณเงินเดือนก็คือ ข้อมูล ขาด ลา มาสาย ของพนักงาน หากเป็นองค์กร ที่มีขนาดเล็กอาจจะไม่มีปัญหามากนักในการตรวจสอบ แต่ถ้าหากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานเป็นจำนวนมาก เมื่อพนักงานมีการลางาน ยื่นเอกสารลางาน ข้อมูลอาจจะมีการตกหล่นได้ หรือพนักงานลืมส่งเอกสารการลา ทำให้ HR เองไม่สามารถตรวจสอบได้ทั่วถึง เสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดได้ง่ายขึ้น
องค์กรที่ยังไม่มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน โดยการใช้การ สแกนนิ้ว หรือการลงเวลาผ่านมือถือเข้ามาช่วยในเรื่องนี้ แต่ยังใช้ระบบอย่างการลงเวลาผ่านกระดาษและเครื่องตอกบัตร ทำให้ข้อมูลอาจเกิดความผิดพลาดและไม่มีความน่าเชื่อถือ เช่น พนักงานตอกบัตรแทนกัน ลงเวลาเข้า-ออกงาน เร็วหรือช้ากว่าความเป็นจริง ส่งผลเสียมากๆ ต่อบริษัท และตัว HR เองก็คงปวดหัวอยู่ไม่น้อยกับการแก้ปัญหาตรงจุดนี้
โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI เรามีระบบ Time Attendance ที่สามารถช่วยให้ HR ตรวจสอบข้อมูลขาด ลา มาสาย ของพนักงานได้ และตัวพนักงานเองก็สามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงานของตัวเองได้ นอกจากนี้ยังมีระบบ Approve Center ฟีเจอร์ที่เก็บรวบรวมรายการเอกสารการขออนุมัติการลางานได้ทุกประเภท ทั้งลาพักร้อน ลาป่วย ลากิจ และมีการแจ้งเดือนผ่านทาง Email เมื่อหัวหน้างานมีการอนุมติเอกสาร จะเห็นได้ว่า ทั้งสองฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้ HR ทำงานได้อย่างความสะดวก ลดเวลาในการทำงานอีกด้วย
เรื่องของการคำนวณเงินเดือนเป็นขั้นตอนที่มีความยุ่งยาก เพราะต้องมีเรื่องของเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง และต้องใช้ข้อมูลหลายอย่างในการนำมาคำนวณ จึงทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย หากองค์กรไหนที่ยังใช้การคำนวณเงินเดือนด้วยมือนั้น ก็ยิ่งมีความเสี่ยงในการคำนวณผิดพลาดสูงมาก อาจจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ส่งผลให้เกิดปัญหาหลายส่วน และยังส่งผลให้ตัวพนักงานเองขาดความเชื่อมั่นในตัวองค์กร ทำให้พนักงานเกิดความไม่ไว้วางใจ หรือองค์กรอาจสูญเสียบุคลากรที่มีคุณภาพไปได้
หากต้องการแก้ปัญหาเรื่องการคำนวณเงินเดือนที่ผิดพลาด โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI เรา ช่วยคุณได้ เพราะเรามีระบบ Payroll ที่สามารถช่วยเหลือ HR คำนวณการจ่ายเงินเดือน และค่าแรงของพนักงาน ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ รองรับเงื่อนไขการคำนวณได้หลากหลาย รายการจ่ายแต่ละงวดสามารถนำไปประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ
ใน 1 วัน HR มีหลายหน้าที่ต้องจัดการ งานด้านเอกสารที่มีเข้ามาอย่างมากมายก็เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น เอกสารการลางาน เอกสารการทำโอที รวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ทำให้เกิดปัญหาเอกสารตกหล่นได้ง่ายและทำให้อาจสูญหายได้ ยากในการค้นหาและตรวจสอบ
ด้วยฟังก์ชั่นของโปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI ที่สามารถช่วยให้การจัดการเอกสารของ HR นั้น เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นที่ครอบคลุมและหลากหลาย เช่น ระบบ Time Attendance บันทึกเวลาเข้าออกงานของพนักงาน การขออนุมัติลาผ่านระบบ Approve Center อีกทั้งยังสามารถบันทึกข้อมูลพนักงานด้วยระบบ Personnel ทำให้ HR เรียกดูเอกสารเหล่านี้ได้ในทันที ลดขั้นตอนการทำงานและไม่ต้องยุ่งยากกับเรื่องเอกสารอีกต่อไป
ปัญหานี้ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าขึ้นอยู่กับฝ่าย HR โดยตรง เพราะเป็นสิ่งที่ HR มีหน้าที่รับผิดชอบทุก กระบวนการ ตั้งแต่การออกแบบใบสมัครที่บกพร่อง การประกาศรับสมัครงานที่ไม่ชัดเจน ระบุข้อมูลไม่ครบ คัดเลือกผู้สมัครเบื้องต้นจากใบสมัครหรือ Resume ไม่เป็น หรือการไม่มีเกณฑ์การคัดเลือกที่ชัดเจน ทำให้ได้พนักงานที่ไม่ได้คุณภาพ และไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร
ในเบื้องต้นองค์กรควรคัดเลือกฝ่าน HR ที่ทำงานได้หลายรูปแบบ ควรเลือก HR ที่มีทักษะในการ สื่อสารและการดูแลพนักงาน และนอกจากนั้นยังควรนำระบบ Recruitment คัดสรรพนักงาน ที่จะเข้ามเป็นตัวช่วยในการคัดสรรพนักงาน ให้แต่ละองค์กรสามารถหาพนักงานที่มีคุณภาพสอดคล้องกับการทำงานในแต่ละหน่วยงาน ตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การสอบ การสัมภาษณ์ การประเมินผลการสอบ รวมถึงการแจ้งเตือนทาง Email เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนการทำงาน การติดต่อสื่อสารเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว และได้พนักงานที่มีประสิทธิภาพ
อีกปัญหาหนึ่งเลยที่ HR ต้องเจอ คือการที่ได้รับพนักงานเข้ามาทำงาน แต่พนักงานเองไม่สามารถ ทำงานได้อย่างที่คิดไว้ ไม่ตรงกับความต้องการองค์กร ขาดทักษะความรู้ความสามารถ ขาดการพัฒนาบุคลากรก่อนการโอนย้าย หรือทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้ เหตุผลที่เกิดปัญหานี้ขึ้นเพราะไม่มีแนวทางจัดการฝึกอบรมให้กับพนักงานตามความสามารถที่จำเป็นในตำแหน่งนั้นๆ ไม่มีการพัฒนาเพื่อสร้างผู้บริหาร หรือกระทั่งพนักงานเลื่อนตำแหน่งแต่ยังไม่สามารถทำงานตามขอบเขตงานที่สูงขึ้นได้
ดังนั้นฝ่าย HR ควรมีเครื่องมือที่เข้ามาช่วยจัดการการฝึกอบรมให้กับพนักงาน ยกระดับความรู้ความสามารถและเพิ่มทักษะของพนักงานในองค์กรให้มีศักยภาพ บุคลากรบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยระบบ Training ระบบพัฒนาและฝึกอบรม ที่จะลดอัตราการลาออกจากงานอันเนื่องมาจากพนักงาน มีความรู้ความสามารถในเรื่องนั้นๆ ไม่เพียงพอ ระบบนี้จึงเป็นระบบที่จะช่วยให้ฝ่าย HR เก็บประวัติการฝึกอบรมทั้งภายในและการฝึกอบรมภายนอกขององค์กร ตลอดจนการประเมินผลของการประเมินผลการดูงาน การประชุม/สัมมนา และการประเมินผลการดูงาน ทำให้การประเมินผลแต่ละหลักสูตรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
จาก 6 ปัญหาของงาน HR ที่กล่าวมาทั้งหมด ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าตัว HR เองต้องเจอกับปัญหาเหล่านี้อยู่บ่อยครั้ง อย่างการทำ Payroll กับการคิดเงินเดือนให้กับพนักงานที่ต้องเจอในทุกๆเดือน เป็นงานที่ยุ่งยากซับซ้อน และค่อนข้างเสียเวลา ดังนั้นหากคุณเบื่อหน่ายกับการทำเงินเดือนหรือปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เพียงแค่ใช้โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI เราช่วยคุณได้อย่างแน่นอน เพราะด้วยฟังก์ชั่นที่คลอบคลุมทุกเรื่องของ HR หมดกังวลการทำเงินเดือนได้เลย นอกเหนือจากนี้โปรแกรมเงินเดือน HRMI ยังมีระบบที่สามารถช่วยงาน HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ระบบสมัครงานออนไลน์, ระบบลาออนไลน์, ระบบฝึกอบรมพนักงาน, ระบบสวัสดิการ, ระบบประเมินผล โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI จึงเป็นโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ครอบคลุมที่สุด เพราะ ‘พนักงาน คือ ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในองค์กร’
