HRIS คืออะไรกัน

HRIS คืออะไรกัน


HRIS คือ ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล หรือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ ย่อมาจาก Human Resource Information System เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการพัฒนาเพื่อสนับสนุนการบริหาร การดำเนินงาน การจัดการของทรัพยากรบุคคลในทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนอัตรากำลังคน การออกแบบงาน การจ้างงาน การพัฒนา ค่าจ้าง ค่าตอบแทนและสวัสดิการ ฯลฯ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดขององค์กร

HRIS ที่ดีควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานของแต่ละองค์กร โดยจะต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า

ปัจจุบัน HRIS มีความสำคัญกับการบริหารองค์กรเป็นอย่างมาก เนื่องจากการความก้าวล้ำของวิทยากรคอมพิวเตอร์ ทำให้คอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เพิ่มขึ้น ระบบอนาคตรุ่นต่อไปก็จะยิ่งมีความก้าวหน้ามากขึ้นเรื่อย ๆ

กล่าวคือ ถ้าองค์กรไม่มีการใช้ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล อาจหมายถึงความอยู่รอดหรือไม่รอดขององค์กรได้ทีเดียว

ข้อมูลของระบบ HRIS มีอะไรบ้าง

ใน HRIS ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมาย ทั้งข้อมูลบุคลากรที่เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ข้อมูลผังองค์กรที่แสดงโครงสร้างขององค์การ และข้อมูลจากภายนอกที่เกี่ยวกับภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคมและการเมือง

โดยข้อมูลจะช่วยสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายขายและการตลาด ฝ่ายผลิตและการดำเนินการ และฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ระบบสารสนเทศนั้นทำให้ข้อมูลที่มีอยู่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ วิเคราะห์ หรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ ทั้งนี้เรามีตัวอย่างข้อมูล HRIS ที่น่าสนใจที่ควรเก็บไว้ดังนี้

  • ข้อมูลสารสนเทศบุคคล – มักประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อายุ และคู่สมรส หรือข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ HR ในการสืบค้น
  • ข้อมูลสารสนเทศด้านการแพทย์ – ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่สังเกตได้ เช่น แขน ขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย เพื่อความมุ่งหวังด้านความสามารถในการทางาน
  • ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง – ทั้งบันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงาน การฝึกอบรม ตำแหน่งงาน ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อน ตาแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การคำนวณค่าจ้างในองค์กร
  • ข้อมูลคุณวุฒิ – รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
  • ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน – เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดผลการปฏิบัติงาน และเพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพ
  • ข้อมูลการขาดงาน – เช่น บันทึกจำนวนวันทำงาน การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน ซึ่งมีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงานในอนาคต
  • ข้อมูลการร้องทุกข์ – เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ร้องเรียน ประเภท บุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เพื่อแก้ไขและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น
  • ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ – เช่น การวัดความพอใจในการทำงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความคาดหวังและรางวัล ฯลฯ เพื่อปรับปรุงองค์กรให้เหมาะสมกับพนักงานต่อไป 

ที่สำคัญ HR ทุกคนอย่าลืมว่า ทุก ๆ ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ของพนักงานล้วนอยู่ภายใต้ PDPA คือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทั้งสิ้น ฉะนั้นทุกองค์กรจะเตรียมตัวให้พร้อมทั้งกระบวนการรวบรวม การเก็บรักษา และการนำไปใช้ เพื่อป้องกันโทษทางกฎหมายต่อไป

ประโยชน์ของ HRIS

มีวัตถุประสงค์และของประโยชน์ของ HRIS มากมายที่องค์กรจะได้รับถ้าใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งเราได้รวบรวมมาให้แล้วดังนี้ เช่น 

  • ช่วยในการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ข้อมูล โดยเริ่มตั้งแต่การเก็บ รวบรวมข้อมูล กระทั่งการค้นหาและการนำมาใช้ ทำให้การปฏิบัติงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว
  • ช่วยให้ผู้บริหารจัดสรรทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ  เช่น การวางแผนและการวิเคราะห์มาตรฐานของการจัดการบุคลากร โดยลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น
  • สามารถเชื่อมโยงระบบสารสนเทศต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน ทั้งยังอำนวยความสะดวกต่อพนักงานในองค์กรด้านการติดต่อสื่อสารหรือประสานงานขององค์กรที่สามารถใช้ข้อมูลได้ร่วมกัน นำมาซึ่งการเสริมสร้างสัมพันธภาพ ความเข้าใจ และการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร
  • ช่วยในการส่งเสริมการพัฒนาบุคลากรในองค์กรให้ความรู้ มีทักษะเพิ่มขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสื่อที่ช่วยในการอบรมพนักงาน
  • ลดค่าใช้จ่ายในงานด้านเอกสาร และลดเวลาในการปฏิบัติงานลงได้
  • เป็นระบบที่ดีในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยจะไม่อนุญาตให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานเข้าสู่ระบบได้

 18457
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมบริหารงานบุคคล (Human Resource Management Information System หรือ HRMI) ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน โดยมีการเปลี่ยนแปลงทั้งในด้านเทคโนโลยีและการบริหารงานบุคคล รวมถึงรวบรวมระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ที่สามารถช่วยงาน HR ได้ เช่น ระบบสมัครงานออนไลน์ระบบลาออนไลน์ระบบฝึกอบรมพนักงาน,ระบบสวัสดิการ, ระบบประเมินผล เป็นต้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการบุคคลและสร้างความยืดหยุ่นในการทำงาน และตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงในโลกของการทำงานที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยแต่ละบบมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทุกๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ จะสามารถดำเนินกิจการได้อย่างราบรื่น ล้วนต้องต้องทำงานภายใต้ข้อกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นกฎหมายบริษัท กฎหมายแรงงาน กฎหมายประกันสังคม กฎหมายภาษีอากร กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และหนึ่งกฎหมายที่สำคัญที่สุดที่เกี่ยวข้องกับนายจ้าง HR และพนักงานโดยตรง คือ กฎหมายแรงงาน

จากกฎหมายแรงงานในพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (ฉบับปรับปรุง พ.ศ. 2562) ในมาตราที่ 23 กำหนดว่า ให้นายจ้างกำหนดเวลาทำงานปกติ (Regular Working Times) ต่อวัน ไม่เกิน 8 ชั่วโมง ไม่รวมเวลาพัก โดยให้นายจ้างจัดให้ลูกจ้างมีเวลาพักระหว่างการทำงานวันหนึ่งไม่น้อยกว่า 1 ชั่วโมง หลังทำงานมาไม่ต่ำกว่า 5 ชั่วโมง ซึ่งจะเป็นช่วงเวลาไหนก็ได้ตามแต่ที่นายจ้างและลูกจ้างตกลงกัน หลายบริษัทจะนิยมกำหนดเวลาทำงานไว้ที่ 9 ชั่วโมง ซึ่งรวมเวลาพัก 1 ชั่วโมงด้วย เช่น กำหนดเวลาทำงานไว้ที่ 09.00 – 18.00 น. ตามเวลาทำงานปกติของคนทั่วไป หรือเวลา 22.00 – 06.00 น. ซึ่งจัดว่าเป็นการทำงานกะกลางคืน
ก่อนที่จะนำรายได้ต่างๆ มาคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ก่อนอื่นต้องดูก่อนว่ารายได้เป็นรายได้ประเภทไหน สามารถหักค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้เท่าไหร่ มีค่าลดหย่อนอะไรบ้าง
การอบรมพนักงาน เป็นกิจกรรมที่สำคัญในการพัฒนาและปรับปรุงทักษะและความรู้ของพนักงานในองค์กร ให้มีศักยภาพมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR จึงควรให้ความสำคัญในการวางแผนและดำเนินการอบรมกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ โดยการอบรมนี้อาจจะเป็นการฝึกฝนทักษะทั้งในทางเทคนิค การพัฒนาทักษะการสื่อสาร การบริหารเวลา หรือแม้กระทั่งการพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำและการทำงานเป็นทีม เพื่อปรับตัว เรียนรู้ระบบการทำงานขององค์กร และนำความรู้ที่ได้ไปพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จ ให้สำเร็จลุล่วงกับเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้
SMART คือหลักในการตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนและมีแนวทางปฎิบัติที่เป็นรูปธรรม ทำให้เห็นทิศทางในการปฎิบัติที่เข้าใจได้ง่าย และนำไปปฎิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งคำว่า SMART นั้นเกิดมาจากแนวคิดดังนี้ ตลอดจนมีวิธีการปฎิบัติเพื่อการตั้งเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพ
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์