PDPA หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นกฎหมายใหม่ที่เรียกได้ว่ามีผลกระทบต่อทุก ๆ องค์กร โดยเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR ทุกบริษัท เนื่องจากมีแนวโน้มเป็นหน่วยงานที่มีการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล มากที่สุดในองค์กร เพราะต้องบริหารจัดการข้อมูลทั้งของพนักงานภายใน รวมถึงข้อมูลของผู้สมัครงาน และพนักงานที่ออกจากจากองค์กรไปแล้ว
ตัวอย่างข้อมูลส่วนบุคคลที่ HR ต้องเจอ
สำหรับบริษัทใหญ่ ๆ อาจมีงบประมาณในการจ้างที่ปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญ หรือบริการบริหารจัดการ เข้ามาช่วยจัดการวางระบบ Flow ของข้อมูล ตลอดจนการ Storage ให้สอดคล้องกับ PDPA และมีความปลอดภัยสูงสุด แต่สำหรับองค์กรเล็ก ๆ SMEs หรือบริษัทที่เพิ่งตั้งตัวอาจมีงบประมาณไม่มาก ผู้บริหารตลอดจนเจ้าหน้าที่ฝ่าย HR จึงจำเป็นต้องเรียนรู้เกี่ยวกับ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และดำเนินงานขององค์กรให้สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้วยตนเอง
สำหรับชาว HR ต้องคำนึงว่าข้อมูลในมือของพวกคุณมีโอกาสเป็นข้อมูลส่วนบุคคลได้เสมอ และข้อมูลเหล่านี้ล้วนอยู่ภายใต้การคุ้มครองจาก PDPA (และกฎหมายอย่าง GDPR รวมถึงกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฉบับอื่น ๆ หากมีการโอนถ่ายข้อมูลจากหรือไปยังองค์กรในต่างประเทศ) จึงจำเป็นต้องมีนโยบายเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูล ที่เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน โดยมีตัวอย่างแนวทางการปฏิบัติงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ที่คุณอาจนำไปปรับใช้ได้ ดังนี้
และนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของแนวทางการปฏิบัติงานที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องดำเนินการภายใต้ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 (PDPA) โดยทางผู้เขียนเชื่อว่าการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลต้องใช้ระยะเวลาในการวางแผนและดำเนินการ เพราะ HR เป็นแผนกหนึ่งในบริษัท/องค์กรที่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นระดับ Manager หรือระดับปฏิบัติการทั่วไป จึงต้องเตรียมตัวให้พร้อมตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อไม่เกิดปัญหา และหากองค์กรของยังไม่ปรับตัวรับมือกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอาจมีความผิด เสียใจ เสียทรัพย์ และอาจถูกตัดสินจำคุกได้หากเกิดการละเมิดของข้อมูลภายใต้ความดูแลได้เลย
