ทำไมธุรกิจต้องมีการจัดกะพนักงาน เรื่องสำคัญที่ไม่ควรละเลย

การจัดกะพนักงาน คือ กระบวนการวางแผนและจัดระเบียบเวลาทำงานของพนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรในแต่ละช่วงเวลา โดยแบ่งเวลาทำงานออกเป็นหลายช่วง (หรือหลายกะ) เพื่อให้มีพนักงานเพียงพอในการปฏิบัติงานตลอดเวลา เช่น ในกรณีขององค์กรที่เปิดให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงหรือมีความต้องการกำลังคนที่เปลี่ยนแปลงไปในแต่ละช่วงเวลา

การจัดกะพนักงานช่วยให้มั่นใจว่ามีจำนวนพนักงานที่เพียงพอในแต่ละช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น กะเช้า กะกลางวัน หรือกะกลางคืน ขึ้นอยู่กับลักษณะงานและความจำเป็นในการให้บริการ ตัวอย่างเช่น โรงงานผลิตสินค้า สายการบิน โรงพยาบาล หรือร้านสะดวกซื้อ ซึ่งต้องการให้มีการทำงานอย่างต่อเนื่อง

6 ข้อดีของการจัดกะพนักงาน

การจัดกะพนักงานที่ดีจะช่วยให้องค์กรดำเนินการได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันยังส่งเสริมคุณภาพชีวิตของพนักงาน

1. การตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้ตลอดเวลา

• การจัดกะพนักงานช่วยให้ธุรกิจมีพนักงานพร้อมทำงานในช่วงเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่ให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง หรือธุรกิจที่มีปริมาณงานเพิ่มขึ้นในบางช่วงเวลา เช่น โรงงานผลิต สถานพยาบาล หรือร้านค้าปลีก

2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• การจัดกะที่เหมาะสมทำให้พนักงานไม่ต้องทำงานเกินกำลังในช่วงเวลาที่ยาวนานเกินไป ช่วยลดความเหนื่อยล้าทั้งทางกายและใจ ส่งผลให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละช่วงเวลา

3. ลดต้นทุนในการทำงานล่วงเวลา

• การวางแผนจัดกะที่ดีสามารถลดความจำเป็นในการให้พนักงานทำงานล่วงเวลา (OT) ซึ่งช่วยลดต้นทุนแรงงานที่สูงขึ้นจากการจ่ายค่าล่วงเวลา และช่วยให้องค์กรจัดการทรัพยากรบุคคลได้อย่างเหมาะสม

4. เพิ่มความยืดหยุ่นและการจัดสรรกำลังคน

• การจัดกะช่วยให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนพนักงานให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ง่าย เช่น หากมีปริมาณลูกค้ามากขึ้นในช่วงเวลากลางวัน องค์กรสามารถจัดกะพนักงานให้มากขึ้นในช่วงเวลานั้น และลดจำนวนพนักงานในช่วงที่มีงานน้อยลง

5. การวางแผนอัตรากำลังคนที่มีประสิทธิภาพ

• ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถเห็นภาพรวมของจำนวนพนักงานในแต่ละกะได้อย่างชัดเจน ทำให้การจัดการอัตรากำลังคนตรงกับปริมาณงานที่จำเป็นได้อย่างเหมาะสม ลดปัญหาการขาดคนหรือการใช้กำลังคนมากเกินไปในบางช่วงเวลา

6. เพิ่มความพึงพอใจและความสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัว

• การจัดกะที่ยืดหยุ่นสามารถช่วยให้พนักงานจัดการชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้น เช่น การเลือกเวลาทำงานที่เหมาะสมกับตารางชีวิตส่วนตัว หรือการมีเวลาพักผ่อนที่เพียงพอ ซึ่งช่วยเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานและลดความเครียด

การจัดการกะหรือตารางงานขององค์กรนั้น ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรละเลย เพราะพนักงานคือส่วนสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรดำเนินธุรกิจเติบโตต่อไปได้ สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการกำลังคนได้อย่างสมดุล แต่ถ้าหากธุรกิจมีตัวช่วยที่เป็นเครื่องมือได้เข้ามาจัดการกับการจัดกะของพนักงาน เราขอแนะนำ โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI ที่จะเข้ามาจัดการปัญหาต่างๆ ของพนักงานที่ทำงานแบบกะ และช่วยจัดการเงินเดือนของพนักงานแบบกะ เพื่อลดความเสี่ยงคำนวณเงินเดือนผิดพลาด ซึ่งอาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ของบริษัทได้