เคยสงสัยกันไหม... ว่าทำไมบางบริษัทถึงมีสลิปเงินเดือน บางบริษัทไม่มีสลิปเงินเดือน แล้วถ้าหากบริษัทไม่ออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน จะถือว่าผิดกฎหมายหรือไม่ วันนี้เรามีคำตอบค่ะ ก่อนอื่นมารู้ความหมายของสลิปเงินเดือนก่อนนะคะ
สลิปเงินเดือน (Pay Slip) คือ เอกสารที่บริษัท (นายจ้าง) มอบให้แก่พนักงาน (ลูกจ้าง) เพื่อแจกแจงให้พนักงานทราบถึงรายได้ต่างๆ รวมไปถึงรายหักต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละรอบเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานและสวัสดิการที่นายจ้างจะออกให้กับลูกจ้าง โดยในเรื่องนี้ถือว่าไม่มีกฎหมายบังคับ บริษัทจะออกให้หรือไม่ให้ก็ได้
แต่อย่างไรก็ดี ถึงแม่ว่าจะไม่มีกฎหมายบังคับเกี่ยวกับสลิปเงินเดือน บริษัทส่วนใหญ่เลือกออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน ด้วยเหตุผล ดังนี้
เนื่องจากเงินเดือนที่พนักงานได้ตกลงกับบริษัทนั้นไม่ใช่ยอดสุทธิ บริษัทต้องมีการหักค่าใช้จ่ายต่างๆ ตามที่กฎหมายกำหนด เช่น เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, หักภาษี ณ ที่จ่าย, รายการหักอื่นๆ เช่น กองทุนกู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.) หรือ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น การออกสลิปเงินเดือนจึงช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบรายได้และการหักเงินต่าง ๆ ได้อย่างละเอียด
พนักงานสามารถใช้สลิปเงินเดือนเป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อจากธนาคารหรือสถาบันการเงินต่าง ๆ หรือจะใช้เป็นหลักฐานยืนยันรายได้ในการเช่าหรือซื้อบ้าน คอนโดมิเนียม หรืออสังหาริมทรัพย์อื่น ๆ รวมไปถึงเป็นหลักฐานยืนยันรายได้ในการสมัครบัตรเครดิต
สำหรับตัวพนักงาน จะมีการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเป็นรายปีอยู่แล้ว การที่มีสลิปเงินเดือน จะช่วยให้สามารถนำข้อมูลรายได้และรายการหักต่างๆ ที่ปรากฏอยู่บนสลิปเงินเดือนในแต่ละเดือนนำไปใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อคำนวณและวางแผนภาษีของตนเองได้ เพื่อให้สามารถวางแผนลดหย่อนภาษีได้อย่างถูกต้องก่อนถึงสิ้นปี
การออกสลิปเงินเดือนช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจในความโปร่งใสและความเป็นธรรมของบริษัท นอกจากนั้นการจัดการเงินเดือนที่ชัดเจนและเป็นระบบช่วยรักษาพนักงานที่มีคุณภาพให้อยู่กับองค์กรในระยะยาว และสามารถช่วยลดความเสี่ยงที่บริษัทจะถูกฟ้องร้องหรือถูกตรวจสอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
เพื่อให้การจัดทำสลิปเงินเดือนมีความเป็นมืออาชีพ บริษัทจึงควรใช้ซอฟต์แวร์ในจัดการสลิปเงินเดือน เพื่อความปลอดภัย ป้องกันไม่ให้ข้อมูลของพนักงานรั่วไหล วันนี้เรามีซอฟต์แวร์หรือระบบมาแนะนำ ที่จะช่วยให้บริษัทจัดทำสลิปเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย นั่นก็คือ ระบบลาออนไลน์ ESS ที่มีฟีเจอร์ เรียกดู E - Pay Slip หรือสลิปเงินเดือนที่เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานสามารถเรียกดูย้อนหลังได้เลย ช่วยให้บริษัท ลดต้นทุน รักษาสิ่งแวดล้อม ประหยัดเวลา และข้อมูลไม่รั่วไหลได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อีกมากมาย ที่จะช่วยงาน HR และบริษัทจัดการงานต่างๆ อาทิ เช่น การลงเวลาเข้า-ออกผ่านมือถือ จัดการข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ขออนุมัติลาต่างๆ การแก้ไข/ปรับปรุงเวลาการทำงาน ดูสถิติ ขาด ลา มาสาย ระบบลาออนไลน์ ESS จึงเป็นตัวช่วยที่สำคัญเป็นอย่างมากที่ช่วยให้เจ้าของกิจการ HR และ หัวหน้างานบริหารจัดการพนักงานได้อย่างราบรื่น ตอบโจทย์การทำงานในธุรกิจยุคใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
