องค์กรจะดำเนินงานไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ส่วนหนึ่งนั้นมาจากการมีบุคลากรภายในองค์กรที่มีความสามารถ ผลักดันองค์กรไปสู่จุดมุ่งหมายได้สำเร็จ ดังนั้นหัวหน้างานและฝ่าย HR จึงต้องมีส่วนช่วยสรรหาพนักงานบุคลากรในองค์กร เข้ามาทำงานให้เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้นๆ โดยเข้าไปศึกษาเรียนรู้อย่างจริงจังกับพนักงานในแต่ละกลุ่ม แต่ละหน่วยงาน จากนั้นจึงค่อยจัดวางกำลังคนเหล่านั้น ให้ทำงานในที่ที่เหมาะสม การวางกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ที่องค์กรต่างๆ ควรให้ความสำคัญ เพื่อผลตอบแทนที่คุ้มค่าที่สุด
การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หรือ การวางแผนกำลังคน คือ กระบวนการในการคาดการณ์ หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฏิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร ตามความต้องการของธุรกิจให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่องค์กรได้กำหนดไว้ และตอบสนองความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรอย่างเป็นระบบ
เป็นอันดับแรกที่ฝ่าย HR ควรศึกษาข้อมูลและทำความเข้าใจกับแผนธุรกิจขององค์กรให้เป็นอย่างดีก่อน เพื่อให้ทราบกำลังคนหลักของเราว่าเป็นงานกลุ่มไหน และความต้องการกำลังคนที่มีทักษะความรู้ ความสามารถในด้านใดบ้าง
เพื่อทราบความต้องการของกำลังคนภายในองค์กร ว่าองค์กรต้องการคนแบบไหน รวมถึงการประเมินความรู้ ทักษะในแต่ละระดับของกำลังคนปัจจุบันที่องค์กรมีอยู่ และการหาความต่าง (Gap Analysis) เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็นกับอัตรากำลังคนที่มีอยู่ปัจจุบัน
กำลังคน เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการทราบเกี่ยวกับอัตรากำลังคนภายในองค์กรว่ามีจำนวนเท่าไหร่ แต่ละตำแหน่งมีกำลังคนเท่าใด มีหน่วยงานอะไรบ้างที่ยังขาดบุคลากรหรือกำลังคน เมื่อรู้สถิติเหล่านี้แล้ว จะสามารถรับสมัครบุคลากรเพิ่มเติมให้เหมาะกับตำแหน่งงานนั้นๆ และทำให้เพียงพอกับงานที่มา แต่หากจะให้มานั่งดูรายงานหรือสถิติต่างๆจากเอกสารต่างๆ ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก จึงได้มีโปรแกรมที่สามารถบอกสถิติเกี่ยวกับอัตรากำลังคนภายในองค์กร นั่นก็คือ
โปรแกรม Prosoft HRMI มีระบบ Dashboard ที่สามารถระบุอัตรากำลังคนแยกตามหน่วยงานโดยจะอ้างอิงจากข้อมูลที่เรากรอกไว้ในตัวโปรแกรมได้อย่างครบถ้วนอีกทั้งจะแสดงข้อมูล เป็นกราฟให้ดูได้เข้าใจง่ายและมีสีสันสวยงามไม่ลายตาและยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างครบถ้วน
Prosoft HRMI ขอแนะนำอีกหนึ่งระบบ คือ ระบบสนับสนุนการทำงานของฝ่ายบุคคล ESS ที่มีฟีเจอร์ที่สะดวกสามารถตรวจสอบอัตรากำลังคนประจำวันของแต่ละหน่วยงาน จัดเพิ่มรายงานอัตรากำลังคนในระบบ ESS นอกจากนั้นยังสามารถระบบ ESS ยังสามารถจัดการข้อมูลส่วนตัว ผ่านเครือข่ายออนไลน์ (Web Browser) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการงานด้าน HR นั้นเป็นเรื่องง่าย ครอบคลุมทุกฟังก์ชันการใช้งาน เช่น การลงเวลาเข้า-ออกผ่านมือถือ จัดการข้อมูลส่วนตัวของพนักงานขออนุมัติลาต่างๆ การแก้ไข/ปรับปรุงเวลาการทำงาน ดูสถิติ ขาด ลา มาสาย หรือการตรวจสอบ Pay Slip ออนไลน์ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วทันใจ ตอบโจทย์การทำงานในธุรกิจยุคใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ หากสนใจระบบสนับสนุนการทำงานของฝ่ายบุคคล ESS สามารถลงทะเบียนใช้งาน และ อ่านข้อมูลเพิ่มเติม ได้ที่ www.prosofthrmi.com
หากคุณสนใจโปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI หรือสนใจสมัครใช้งาน Demo สามารถลงทะเบียนและอ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.prosofthrmi.com
