โปรแกรม HR ในปัจจุบันมี Solution มากมายให้เลือกใช้ มีฟังก์ชันการใช้งานที่หลากหลาย แตกต่างออกกันไป มีหลายระบบในโปรแกรมเดียว อาจทำให้ HR สับสนได้ ในการต้องเลือกโปรแกรม HR ดังนั้นเราลองมาดูกันดีกว่าว่าจะเลือกโปรแกรม HR อย่างไร และต้องคำนึงถึงฟีเจอร์อะไรเป็นพิเศษบ้าง ถึงจะเหมาะสมกับองค์กรของตัวเอง แล้วจะสามารถนำไปปรับใช้ได้อย่างไรได้บ้าง ให้องค์กรเติบโตได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
ระบบ Time Attendance หรือ ระบบที่บันทึกเวลาเข้า – ออกงานก็เป็นฟีเจอร์มาตรฐานที่มาพร้อมกับโปรแกรม HR แทบทุกตัว แต่เรามีสิ่งหนึ่งที่อยากให้พิจารณาเพิ่มเติมว่าการบันทึกเวลานั้นสามารถทำได้ผ่านช่องทางใดบ้าง เพราะหากไม่มีการรองรับในช่องทางที่คุณต้องการ สุดท้ายแล้วอาจจะไม่รองรับการเข้า – ออกงานอย่างแท้จริง ต้องลงเวลากันแบบ Manual และอีกสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญในเรื่องของระบบลงเวลาเข้า – ออกงาน คือระบบนั้นต้องมีความยืดหยุ่นในการตั้งค่านโยบายการเข้า – ออกงานมากน้อยแค่ไหน สามารถตั้งค่าการเข้างาน – ออกงานแบบรายชั่วโมงได้หรือไม่ ตั้งค่ากะทำงานในรูปแบบต่าง ๆ ที่หลากหลายได้ สามารถใช้กับเครื่องรูดบัตรได้ ทุกรุ่น ทุกยี่ห้อ ที่สามารถ Export ข้อมูลออกมาเป็น Text files ได้หรือไม่ รองรับระบบการลงเวลาเข้า-ออกงานแบบออนไลน์ได้หรือไม่ อย่าลืมคำนึงถึงส่วนย่อยต่าง ๆ ดังกล่าวมาประกอบการตัดสินใจในการเลือกใช้โปรแกรม HR เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องมานั่งปวดหัวในภายหลัง
ฟีเจอร์ที่สำคัญสำหรับโปรแกรม HR ก็คือการคำนวณเงินเดือนนั่นเอง โปรแกรม HR ที่ดีนั้นควรมีระบบ Payroll ที่ทำหน้าที่คำนวณเงินเดือนได้บนระบบเองแบบอัตโนมัติ โดยระบบ Payroll จะต้องคำนวณเงินเดือนด้วยข้อมูลที่มีความถูกต้อง แม่นยำ ไม่มีความผิดพลาด และต้องสามารถตรวจสอบได้ พูดง่ายๆเลยคือ เพียงแค่คลิกเดียว โปรแกรมก็สามารถประมวลผลโดยนำข้อมูลที่จำเป็น import มาจากฟีเจอร์อื่นๆ เช่น ข้อมูล ขาด ลา มาสาย ข้อมูลภาษี เงินประกันสังคม รายการหักต่างๆ มาใช้ในการคำนวณเงินเดือน โดยที่ระบบไม่จำเป็นต้อง Export ข้อมูลต่างๆ แล้วไปใส่สูตรคำนวณเพื่อคำนวณเงินเดือนต่อในโปรแกรม Excel ที่ทำให้เสียเวลา ดังนั้นเมื่อต้องมองหาโปรแกรม HR ดี ๆ อย่าลืมมองจุดมุ่งหมายหลักที่เราต้องการ และไขว้เขวไปกับฟีเจอร์อื่นๆ ที่เป็นส่วนเสริม นอกจากนั้นแล้วการตั้งค่าในการคำนวณเงินเดือนก็ควรที่จะยืดหยุ่น และการตั้งค่าที่ไม่ยุ่งยากอีกด้วย
การจัดการเรื่องของโอทีก็เป็นอีกส่วนหนึ่งที่ HR ต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กับส่วนอื่น ๆ เพราะว่าถ้าหากไม่สามารถจัดการในส่วนของโอทีได้แล้วก็คงจะเป็นโปรแกรมเงินเดือนที่เรียกว่าสมบูรณ์พร้อมใช้งานไม่ได้ ดังนั้นแล้วระบบควรที่จะเปิดให้พนักงานสามารถทำการขอโอทีหรือขอทำงานล่วงเวลาได้เลย ซึ่งในการทำงานล่วงเวลานั้นจะมีรายการของ Cost เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย โดยจะคำนวนได้เป็นชั่วโมงในส่วนที่ทำงานล่วงเวลา พร้อมทั้งการคิดค่าล่วงเวลาว่าจะเป็น OT หรือ รายได้รายวัน ดังนั้นในส่วนที่จะทำงานล่วงเวลาได้นี้จะต้องมีการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่าย หรือหัวหน้างานก่อน ก่อนที่จะมีการทำงานล่วงเวลาจริงและมีส่วนของรายละเอียดในการทำงานล่วงเวลาทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ด้วยระบบ Aprove Center เพื่อให้การคำนวณทุกอย่างเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลมีความเชื่อมโยงกัน
ในฐานะของฝ่าย HR ที่จัดการด้านเงินเดือนแล้ว สิ่งที่ไม่อยากให้เกิดขึ้นก็คงเป็นการคำนวณเงินเดือนที่เกิดข้อผิดพลาดพื้นฐาน อย่างการลืมเรื่องของภาษีและรายการหักต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เพราะนอกจากจะทำให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการแก้ไขข้อผิดพลาดแล้ว ยังทำให้พนักงานสูญเสียความเชื่อมั่นในตัวบริษัทอีกด้วย ดังนั้นโปรแกรม HR ที่ดีนั้นควรรองรับในเรื่องการประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ด้วย และควรสามารถตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ ควรรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสดให้กับพนักงาน หากฟีเจอร์ครอบคลุมไม่มากพอสุดท้ายแล้วความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนก็จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เรื่อย ๆ อย่างแน่นอน
โปรแกรม HR ที่รองรับการเติบโตอย่างแท้จริงนั้น ควรจะมีในส่วนของการส่งสลิปเงินเดือน (Pay Slip) ผ่านทางออนไลน์ได้ด้วย การที่ระบบมีการรองรับตั้งแต่แรกนั้นมีข้อดีต่อทางบริษัทมาก ๆ เพราะนอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำสลิปกระดาษคาร์บอนแล้ว ยังดีกว่าการเปลี่ยนมาใช้การส่งแบบออนไลน์ทีหลัง ซึ่งจะมีความยุ่งยากมากกว่าเริ่มต้นใช้งาน นอกจากนั้นสลิปเงินเดือนควรจะมีรูปแบบที่สวยงาม เข้าใจง่าย แสดงรายการรายรับและรายหัก ที่พนักงานได้รับในแต่ละงวดการจ่ายนั้นๆอย่างละเอียด เช่น รายการรายรับจะแสดงรายรับทั้งหมดที่พนักงานได้รับและแสดงยอดรายรับรวม รวมถึงแสดงยอดรายหักทั้งหมด เช่น ภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองฯและรายหักอื่นๆ แสดงยอดรายรับสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และแสดงยอดสะสมรวมทั้งปีของภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองฯและรายได้รวมทั้งปี
โปรแกรม HR นั้นรองรับทุกฟีเจอร์เหมือนกันหมดแล้วล่ะก็ เราขอแนะนำให้คุณเลือกโปรแกรมที่รองรับระบบที่ช่วยในการคัดสรรพนักงาน ให้แต่ละองค์กรสามารถหาพนักงานที่มีคุณภาพสอดคล้องกับการทำงานในแต่ละหน่วยงาน ตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การสอบ การสัมภาษณ์ การประเมินผลการสอบ รวมถึงการแจ้งเตือนทาง Email เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนการทำงาน, การติดต่อสื่อสารเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว โปรแกรม HR ยังมีฟีเจอร์ระบบใบสมัครงานออนไลน์ได้อีกด้วย รองรับทั้งการสมัครจากพนักงานในบริษัทและบุคคลภายนอก โดยสามารถเลือกตำแหน่งและระบุเงินเดือนที่ต้องการได้ ผู้สมัครสามารถแนบไฟล์เกี่ยวกับการสมัครงานได้ เช่น Resume หลักฐานทางราชการ รูปภาพ ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย เพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานของฝ่าย HR ลงได้อีก
