โปรแกรม HR ควรมีฟีเจอร์อะไรบ้างที่ ใช้แล้วโดนใจคนทั้งองค์กร

โปรแกรม HR ควรมีฟีเจอร์อะไรบ้างที่ ใช้แล้วโดนใจคนทั้งองค์กร

โปรแกรม HR ควรมีฟีเจอร์อะไรบ้างที่ ใช้แล้วโดนใจคนทั้งองค์กร


โปรแกรม HR ในปัจจุบันมี Solution มากมายให้เลือกใช้ มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่หลากหลาย แตกต่างออกกันไป มีหลายระบบในโปรแกรมเดียว อาจทำให้ HR สับสนได้ ในการต้องเลือกโปรแกรม HR ดังนั้นเราลองมาดูกันดีกว่าว่าจะเลือกโปรแกรม HR อย่างไร และต้องคำนึงถึงฟีเจอร์อะไรเป็นพิเศษบ้าง ถึงจะเหมาะสมกับองค์กรของตัวเอง แล้วจะสามารถนำไปปรับใช้ได้อย่างไรได้บ้าง ให้องค์กรเติบโตได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

1. ระบบ Time Attendance

ระบบ Time Attendance หรือ ระบบที่บันทึกเวลาเข้า – ออกงานก็เป็นฟีเจอร์มาตรฐานที่มาพร้อมกับโปรแกรม HR แทบทุกตัว แต่เรามีสิ่งหนึ่งที่อยากให้พิจารณาเพิ่มเติมว่าการบันทึกเวลานั้นสามารถทำได้ผ่านช่องทางใดบ้าง เพราะหากไม่มีการรองรับในช่องทางที่คุณต้องการ สุดท้ายแล้วอาจจะไม่รองรับการเข้า – ออกงานอย่างแท้จริง ต้องลงเวลากันแบบ Manual และอีกสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญในเรื่องของระบบลงเวลาเข้า – ออกงาน คือระบบนั้นต้องมีความยืดหยุ่นในการตั้งค่านโยบายการเข้า – ออกงานมากน้อยแค่ไหน สามารถตั้งค่าการเข้างาน – ออกงานแบบรายชั่วโมงได้หรือไม่ ตั้งค่ากะทำงานในรูปแบบต่าง ๆ ที่หลากหลายได้ สามารถใช้กับเครื่องรูดบัตรได้ ทุกรุ่น ทุกยี่ห้อ ที่สามารถ Export ข้อมูลออกมาเป็น Text files ได้หรือไม่ รองรับระบบการลงเวลาเข้า-ออกงานแบบออนไลน์ได้หรือไม่  อย่าลืมคำนึงถึงส่วนย่อยต่าง ๆ ดังกล่าวมาประกอบการตัดสินใจในการเลือกใช้โปรแกรม HR เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องมานั่งปวดหัวในภายหลัง

ระบบ Time Attendance

2. ระบบ Payroll

ฟีเจอร์ที่สำคัญสำหรับโปรแกรม HR ก็คือการคำนวณเงินเดือนนั่นเอง โปรแกรม HR ที่ดีนั้นควรมีระบบ Payroll ที่ทำหน้าที่คำนวณเงินเดือนได้บนระบบเองแบบอัตโนมัติ โดยระบบ Payroll จะต้องคำนวณเงินเดือนด้วยข้อมูลที่มีความถูกต้อง แม่นยำ ไม่มีความผิดพลาด และต้องสามารถตรวจสอบได้ พูดง่ายๆเลยคือ เพียงแค่คลิกเดียว โปรแกรมก็สามารถประมวลผลโดยนำข้อมูลที่จำเป็น import มาจากฟีเจอร์อื่นๆ เช่น ข้อมูล ขาด ลา มาสาย ข้อมูลภาษี เงินประกันสังคม รายการหักต่างๆ มาใช้ในการคำนวณเงินเดือน โดยที่ระบบไม่จำเป็นต้อง Export ข้อมูลต่างๆ แล้วไปใส่สูตรคำนวณเพื่อคำนวณเงินเดือนต่อในโปรแกรม Excel ที่ทำให้เสียเวลา ดังนั้นเมื่อต้องมองหาโปรแกรม HR ดี ๆ อย่าลืมมองจุดมุ่งหมายหลักที่เราต้องการ และไขว้เขวไปกับฟีเจอร์อื่นๆ ที่เป็นส่วนเสริม นอกจากนั้นแล้วการตั้งค่าในการคำนวณเงินเดือนก็ควรที่จะยืดหยุ่น และการตั้งค่าที่ไม่ยุ่งยากอีกด้วย

โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI ระบบ Payroll

3. ระบบการจัดการ OT

การจัดการเรื่องของโอทีก็เป็นอีกส่วนหนึ่งที่ HR ต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กับส่วนอื่น ๆ เพราะว่าถ้าหากไม่สามารถจัดการในส่วนของโอทีได้แล้วก็คงจะเป็นโปรแกรมเงินเดือนที่เรียกว่าสมบูรณ์พร้อมใช้งานไม่ได้ ดังนั้นแล้วระบบควรที่จะเปิดให้พนักงานสามารถทำการขอโอทีหรือขอทำงานล่วงเวลาได้เลย ซึ่งในการทำงานล่วงเวลานั้นจะมีรายการของ Cost เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย โดยจะคำนวนได้เป็นชั่วโมงในส่วนที่ทำงานล่วงเวลา พร้อมทั้งการคิดค่าล่วงเวลาว่าจะเป็น OT หรือ รายได้รายวัน ดังนั้นในส่วนที่จะทำงานล่วงเวลาได้นี้จะต้องมีการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่าย หรือหัวหน้างานก่อน ก่อนที่จะมีการทำงานล่วงเวลาจริงและมีส่วนของรายละเอียดในการทำงานล่วงเวลาทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ด้วยระบบ Aprove Center เพื่อให้การคำนวณทุกอย่างเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลมีความเชื่อมโยงกัน

4. ภาษีและรายการหักต่าง ๆ

ในฐานะของฝ่าย HR ที่จัดการด้านเงินเดือนแล้ว สิ่งที่ไม่อยากให้เกิดขึ้นก็คงเป็นการคำนวณเงินเดือนที่เกิดข้อผิดพลาดพื้นฐาน อย่างการลืมเรื่องของภาษีและรายการหักต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เพราะนอกจากจะทำให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการแก้ไขข้อผิดพลาดแล้ว ยังทำให้พนักงานสูญเสียความเชื่อมั่นในตัวบริษัทอีกด้วย ดังนั้นโปรแกรม HR ที่ดีนั้นควรรองรับในเรื่องการประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ด้วย และควรสามารถตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ ควรรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสดให้กับพนักงาน หากฟีเจอร์ครอบคลุมไม่มากพอสุดท้ายแล้วความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนก็จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เรื่อย ๆ อย่างแน่นอน

5. สลิปเงินเดือนออนไลน์

โปรแกรม HR ที่รองรับการเติบโตอย่างแท้จริงนั้น ควรจะมีในส่วนของการส่งสลิปเงินเดือน (Pay Slip) ผ่านทางออนไลน์ได้ด้วย การที่ระบบมีการรองรับตั้งแต่แรกนั้นมีข้อดีต่อทางบริษัทมาก ๆ เพราะนอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำสลิปกระดาษคาร์บอนแล้ว ยังดีกว่าการเปลี่ยนมาใช้การส่งแบบออนไลน์ทีหลัง ซึ่งจะมีความยุ่งยากมากกว่าเริ่มต้นใช้งาน นอกจากนั้นสลิปเงินเดือนควรจะมีรูปแบบที่สวยงาม เข้าใจง่าย แสดงรายการรายรับและรายหัก ที่พนักงานได้รับในแต่ละงวดการจ่ายนั้นๆอย่างละเอียด เช่น รายการรายรับจะแสดงรายรับทั้งหมดที่พนักงานได้รับและแสดงยอดรายรับรวม รวมถึงแสดงยอดรายหักทั้งหมด เช่น ภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองฯและรายหักอื่นๆ แสดงยอดรายรับสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และแสดงยอดสะสมรวมทั้งปีของภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองฯและรายได้รวมทั้งปี

6. ระบบ Recruitment

โปรแกรม HR นั้นรองรับทุกฟีเจอร์เหมือนกันหมดแล้วล่ะก็ เราขอแนะนำให้คุณเลือกโปรแกรมที่รองรับระบบที่ช่วยในการคัดสรรพนักงาน ให้แต่ละองค์กรสามารถหาพนักงานที่มีคุณภาพสอดคล้องกับการทำงานในแต่ละหน่วยงาน ตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การสอบ การสัมภาษณ์ การประเมินผลการสอบ รวมถึงการแจ้งเตือนทาง Email เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนการทำงาน, การติดต่อสื่อสารเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว โปรแกรม HR ยังมีฟีเจอร์ระบบใบสมัครงานออนไลน์ได้อีกด้วย รองรับทั้งการสมัครจากพนักงานในบริษัทและบุคคลภายนอก โดยสามารถเลือกตำแหน่งและระบุเงินเดือนที่ต้องการได้ ผู้สมัครสามารถแนบไฟล์เกี่ยวกับการสมัครงานได้ เช่น Resume หลักฐานทางราชการ รูปภาพ ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย เพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานของฝ่าย HR ลงได้อีก

หากกำลังมองหาโปรแกรม HR ดีๆ ที่มีฟังก์ชั่นการใช้งานครบ จบในที่เดียว ครอบคลุมทุกเรื่องของงาน HR เราขอแนะนำโปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI เป็นโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่ได้พัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้การทำเงินเดือนนั้นเป็นเรื่องง่าย รองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ได้หลากหลาย มีฟีเจอร์ที่สามารถเชื่อมต่อกันในแต่ละระบบได้ ทำให้การคำนวณเงินเดือนนั้นมีข้อมูลที่ครบถ้วน อนุมัติเอกสารไม่มีตกหล่น ช่วยให้การดูแลเงินเดือนของพนักงานง่ายกว่าเดิม ตั้งแต่การนำเข้าข้อมูลอย่างข้อมูลลงเวลาทำงานของพนักงาน ขาด ลา มาสาย ไปจนถึงขั้นตอนของการประมวลผล และการนำออกของข้อมูล นอกเหนือจากนี้โปรแกรมเงินเดือน HRMI ยังมีระบบที่สามารถช่วยงาน HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ระบบสมัครงานออนไลน์, ระบบลาออนไลน์, ระบบฝึกอบรมพนักงาน, ระบบสวัสดิการ, ระบบประเมินผล โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยบริหารเงินเดือนในองค์กร และช่วยบริหารงานขององค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เครื่องมือในการบริหารงานบุคคลที่มากกว่าโปรแกรมเงินเดือน

ระบบ Payroll โปรแกรมเงินเดือน

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ ที่เกี่ยวกับงาน HR ได้ที่
บทความ: www.prosofthrmi.com
 1094
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมบริหารงานบุคคล (Human Resource Management Information System หรือ HRMI) ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน โดยมีการเปลี่ยนแปลงทั้งในด้านเทคโนโลยีและการบริหารงานบุคคล รวมถึงรวบรวมระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ที่สามารถช่วยงาน HR ได้ เช่น ระบบสมัครงานออนไลน์ระบบลาออนไลน์ระบบฝึกอบรมพนักงาน,ระบบสวัสดิการ, ระบบประเมินผล เป็นต้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการบุคคลและสร้างความยืดหยุ่นในการทำงาน และตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงในโลกของการทำงานที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยแต่ละบบมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทุกๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ จะสามารถดำเนินกิจการได้อย่างราบรื่น ล้วนต้องต้องทำงานภายใต้ข้อกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นกฎหมายบริษัท กฎหมายแรงงาน กฎหมายประกันสังคม กฎหมายภาษีอากร กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และหนึ่งกฎหมายที่สำคัญที่สุดที่เกี่ยวข้องกับนายจ้าง HR และพนักงานโดยตรง คือ กฎหมายแรงงาน

จากกฎหมายแรงงานในพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (ฉบับปรับปรุง พ.ศ. 2562) ในมาตราที่ 23 กำหนดว่า ให้นายจ้างกำหนดเวลาทำงานปกติ (Regular Working Times) ต่อวัน ไม่เกิน 8 ชั่วโมง ไม่รวมเวลาพัก โดยให้นายจ้างจัดให้ลูกจ้างมีเวลาพักระหว่างการทำงานวันหนึ่งไม่น้อยกว่า 1 ชั่วโมง หลังทำงานมาไม่ต่ำกว่า 5 ชั่วโมง ซึ่งจะเป็นช่วงเวลาไหนก็ได้ตามแต่ที่นายจ้างและลูกจ้างตกลงกัน หลายบริษัทจะนิยมกำหนดเวลาทำงานไว้ที่ 9 ชั่วโมง ซึ่งรวมเวลาพัก 1 ชั่วโมงด้วย เช่น กำหนดเวลาทำงานไว้ที่ 09.00 – 18.00 น. ตามเวลาทำงานปกติของคนทั่วไป หรือเวลา 22.00 – 06.00 น. ซึ่งจัดว่าเป็นการทำงานกะกลางคืน
ก่อนที่จะนำรายได้ต่างๆ มาคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ก่อนอื่นต้องดูก่อนว่ารายได้เป็นรายได้ประเภทไหน สามารถหักค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้เท่าไหร่ มีค่าลดหย่อนอะไรบ้าง
การอบรมพนักงาน เป็นกิจกรรมที่สำคัญในการพัฒนาและปรับปรุงทักษะและความรู้ของพนักงานในองค์กร ให้มีศักยภาพมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR จึงควรให้ความสำคัญในการวางแผนและดำเนินการอบรมกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ โดยการอบรมนี้อาจจะเป็นการฝึกฝนทักษะทั้งในทางเทคนิค การพัฒนาทักษะการสื่อสาร การบริหารเวลา หรือแม้กระทั่งการพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำและการทำงานเป็นทีม เพื่อปรับตัว เรียนรู้ระบบการทำงานขององค์กร และนำความรู้ที่ได้ไปพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จ ให้สำเร็จลุล่วงกับเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้
SMART คือหลักในการตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนและมีแนวทางปฎิบัติที่เป็นรูปธรรม ทำให้เห็นทิศทางในการปฎิบัติที่เข้าใจได้ง่าย และนำไปปฎิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งคำว่า SMART นั้นเกิดมาจากแนวคิดดังนี้ ตลอดจนมีวิธีการปฎิบัติเพื่อการตั้งเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพ
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์