หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) เป็นเอกสารสำคัญที่องค์กรมีหน้าที่ออกให้แก่พนักงาน เพื่อระบุตัวตนและค่าตอบแทนว่าเป็นบุคลากรของบริษัทจริง โดยพนักงานไม่สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ ต้องให้เจ้าของกิจการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้ออกเอกสารเท่านั้น หากพนักงานหรือลูกจ้างทำเอกสารด้วยตัวเอง จะถือว่าทุจริตปลอมแปลงเอกสารได้
ส่วนมากพนักงานจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อนำไปใช้ในธุรกรรมกับสถาบันทางการเงินหรือหน่วยงานราชการ เช่น การขอสินเชื่อ การขอวีซ่า หรือการสมัครบัตรเครดิต เป็นต้น ฉะนั้น HR ต้องถามหาวัตถุประสงค์ทุกครั้งที่พนักงานมาขอเอกสารนี้
หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) จะแตกต่างจากสลิปเงินเดือน (Salary Slip) ตรงที่องค์ประกอบในเอกสารจะแตกต่างกัน โดยสลิปเงินเดือนจะมีการรวมรายได้ทั้งหมด รวมไปถึงการหักภาษีมาให้ แต่หนังสือรับรองเงินเดือนจะบอกแต่รายได้ต่อเดือนแบบไม่หักภาษี ทั้งนี้เจ้าของกิจการหรือ HR ควรออกหนังสือรับรองให้กับพนักงาน โดยมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้
การขอหนังสือรับรองเงินเดือนไม่ได้มีกฎหมายรองรับว่าองค์กรจำเป็นต้องออกให้พนักงาน ฉะนั้นการจะออกหนังสือรับรองเงินเดือนจึงเป็นสิทธิของนายจ้างที่จะให้หรือไม่ก็ได้ อย่างไรก็ตาม ปกติแล้วพนักงานจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อทำธุรกรรมต่าง ๆ หากพนักงานมาขอให้ HR ออกใบรับรองเงินเดือน ก็ควรถามวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้ชัดเจน เพื่อระบุไว้ในหนังสือเช่นกัน
ทั้งนี้ HR ห้ามสับสนกับ หนังสือรับรองการทำงาน เด็ดขาด เพราะกรณีการออกหนังสือรับรองการทำงานมีกฎหมายระบุไว้ชัดเจนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติว่า “เมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร”
นั่นหมายถึงเมื่อการจ้างงานสิ้นสุดลง เช่น ลาออก เลิกจ้าง หรือเลิกกิจการ องค์กรมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับลูกจ้าง และพนักงานก็มีสิทธิร้องขอไม่ว่าจะสิ้นสุดสัญญาจ้างเป็นเวลานานเท่าใด หากองค์กรฝ่าฝืนไม่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้ ลูกจ้างเองก็สามารถรักษาสิทธิประโยชน์ตนเองได้โดยการยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงาน เพื่อให้มีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน นั่นเอง
ขอบคุณที่มา : th.hrnote.asia
