บริหารเวลาการทำงานให้ดี งานไม่มีตกหล่น

บริหารเวลาการทำงานให้ดี งานไม่มีตกหล่น

จัดลำดับการทำงานให้ดีมีแต่ความสำเร็จ แต่จงจำเอาไว้ว่าควรทำงานที่สำคัญที่สุดก่อนเป็นอันดับแรก


สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทำงานคือเรื่องของเวลา ที่จะเป็นสิ่งที่ช่วยบริหารระดับขั้นตอนการทำงานของเราได้เป็นอย่างดี อยู่ที่ว่าเราจะใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์มากน้อยแค่ไหน ต้องมองการณ์ไกลและวางแผนทุกครั้งในการเริ่มต้นทำงานเพื่อผลักดันให้ตัวเองมีเป้าหมายและไปสู่ในสิ่งที่ตั้งใจเอาไว้ 

ดังนั้นต้องพัฒนาตารางชีวิตการทำงานให้แตกต่างไปจากเดิมด้วยการคิดถึงอนาคตและกรอบการทำงานที่ชัดเจน ด้วยแนวคิดการวางแผนชีวิตและการทำงาน ที่เชื่อว่าหลายคนคงเห็นกันบ่อยแล้ว แต่จะมาอธิบายอย่างละเอียดเพื่อให้เข้าใจได้ตรงกันอีกครั้งครับ

การวางแผนตารางการทำงานแบ่งออกเป็น 4 แบบหลัก ๆ คือ

- สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน

- สิ่งที่สำคัญไม่เร่งด่วน

- สิ่งที่ไม่สำคัญและเร่งด่วน

- สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

1.สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน

ก่อนอื่นต้องรู้ตัวเองก่อนว่างานไหนที่สำคัญจริงและเร่งด่วนจนพลาดไม่ได้ หากพลาดแล้วจะส่งผลกระทบต่อชีวิตหรือการทำงานอย่างใหญ่หลวง เช่นการประชุมด่วนกับลูกค้าที่ต้องพรีเซนต์โปรเจ็กต์สำคัญ เพราะงานที่มีเดดไลน์ต้องส่งภายในวันนี้ ถ้าพลาดไปแล้วก็จะทำให้เกิดผลกระทบต่อตัวเองและเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นควรเร่งทำก่อนถึงวันกำหนดส่งหรือเตรียมเป็นอย่างดีเพื่อลดความผิดพลาด เพราะไม่มีใครอยากเกิดความรู้สึก “งานเข้า” อยู่บ่อย ๆ แน่นอน

2.สิ่งที่สำคัญไม่เร่งด่วน

ข้อนี้อาจไม่สำคัญเท่าข้อแรก แต่ก็มีข้อจำกัดในเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเช่นกัน ฉะนั้นหากวางแผนต้องคิดเผื่องานชิ้นนี้ด้วยเพื่อไม่ได้หลุดไทม์ไลน์ไปจนกลับมาแก้ไขไม่ทันการ เช่นต้องสรุปผลประจำปีส่งเจ้านาย หากเราดองไว้ทำทีเดียวก็อาจทำให้งานล้นและเสร็จล้าช้าได้ ต้องแก้ไขปัญหาด้วยการทยอยทำในแต่ละเดือนเพื่อให้มีเวลาในการทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนกว่า หรือเป็นเอกสารที่ต้องส่งต่อให้แผนกอื่นทำ ก็รีบเคลียร์ให้เสร็จเพื่อเผื่อเวลาการทำงานของทีมอื่นด้วย

3.สิ่งที่ไม่สำคัญและเร่งด่วน

สิ่งนี้มักจะเป็นงานที่แทรกเข้ามาอย่างไม่คาดคิด อาจจะมาแทรกแผนการทำงานของเราที่วางเอาไว้ แม้จะไม่สำคัญแต่ก็ยังมีความเร่งด่วน ควรเกลี่ยงานและมอบหมายให้เหมาะสมกับคนในทีมเพื่อที่จะได้ช่วยกันเคลียร์งานให้เสร็จได้ทันเวลาที่สุด แม้จะไม่มีผลกระทบต่อเรามากนัก แต่ถ้าหากงานชิ้นนี้เสร็จทันตามเวลาที่วางเอาไว้อาจจะเกิดผลลัพธ์ที่ดีต่อหน้าที่การงานของเราอีกมากมาย สิ่งสำคัญคือการแบ่งเวลาให้เหมาะสม แต่ถ้าทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนกว่านั้นอยู่ก็ให้พักงานชิ้นนี้ไว้ก่อน แล้วกลับมาทำเมื่องานที่สำคัญกว่าเสร็จแล้ว

4.สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ข้อสุดท้ายเป็นสิ่งที่เราสามารถกลับมาทำเป็นอันดับสุดท้ายหรือในช่วงเวลาที่ว่างจริง ๆ ถ้าพูดให้เห็นภาพคือการเล่นโซเชียลมีเดียเพื่อความบันเทิง ซึ่งควรทำในช่วงเวลาที่ไม่มีงานเร่งด่วน เพราะสิ่งเหล่านี้จะทำให้เราเสียสมาธิในการทำงานได้ง่ายขึ้น ดังนั้นควรลดการใช้โซเชียลระหว่างทำงานสำคัญยกเว้นการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้การทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนจริงดำเนินไปได้ตรงไทม์ไลน์มากที่สุด

ทั้งนี้การทำงานให้สำเร็จได้อย่างแท้จริงนั้น ต้องมีองค์ประกอบในการคิด วางแผน ลงมือทำ มุ่งมั่น ยอมรับความผิดพลาด การฝึกอบรม และพร้อมที่ปรับปรุงเพื่อให้เกิดการพัฒนาต่อไปได้ ถ้ามีสิ่งเหล่านี้แล้วจะช่วยให้เราเก่งในเรื่องของการวางแผนและช่วยในการจัดลำดับการทำงานที่สำคัญที่สุดได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น แม้การวางแผนไม่ได้การันตีความสำเร็จแต่ก็ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการทำงานได้ดีกว่าไม่มีแผนใด ๆ 

สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิ๊ก!!


ที่มา : happywork.jenosize.com

 1161
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

สวัสดิการที่องค์กรมอบให้แก่พนักงาน กับ สวัสดิการที่พนักงานต้องการ นั้น บางเรื่องก็เป็นสิ่งที่ตรงกัน ส่วนบางเรื่องก็เป็นสิ่งที่ต่างความเห็นกัน ในเรื่องนี้จากทาง Jobthai (jobthai.com) เคยทำบทความนำเสนอผลการสำรวจความคิดเห็นจากคนทำงานทั่วประเทศในประเด็นที่ว่า “สวัสดิการที่คนทำงานต้องการจากองค์กร” ซึ่งเป็นการทำผลสำรวจจากคนทำงานที่เป็นพนักงานทั่วไปจำนวน 7,420 คน ทั่วประเทศ โดยมีผลการสำรวจออกมาดังนี้
เคยได้ยินคำว่า Flexible Time กันอยู่บ่อย ๆ ว่าแต่เอ๊ะ มันคืออะไร ??
AQ หรือ Adversity Quotient คือความฉลาดในการรับมือกับปัญหา ทั้งสภาพกาย และจิตใจ ถูกบัญญัติขึ้นโดยพอล สโตลทซ์ (Paul Stoltz) เมื่อปี 1997 ว่า เป็นวิธีการประเมินความสามารถของแต่ละคนในการรับมือ และตอบสนองต่อความทุกข์ยาก โดยสถาบันชั้นนำอย่างฮาร์วาร์ด (Harvard), สถาบันเทคโนโลยีแมสซาชูเซตส์ (Massachusetts Institute of Technology หรือ MIT) และคาร์เนกีเมลลอน (Carnegie Mellon) ต่างก็ใช้ AQ เป็น ‘Golden Standard’ เพื่อประเมินว่า คนนั้นๆ จัดการกับความท้าทายอย่างไรด้วยกันทั้งสิ้น และยังค้นพบอีกด้วยว่า AQ มีความสัมพันธ์โดยตรงกับ ‘การเป็นผู้นำที่ดี’
การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หรือ การวางแผนกำลังคน คือ กระบวนการในการคาดการณ์ หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฏิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร ตามความต้องการของธุรกิจให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่องค์กรได้กำหนดไว้
ปัจจุบันมีการใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า "Face recognition" หรือ ระบบจดจำใบหน้า อย่างกว้างขวาง รวมไปถึงการนำไปใช้กับซอฟต์แวร์ในระบบ HR ในการสแกนใบหน้าเพื่อลงเวลาเข้า-ออกงานที่ออฟฟิศ เพื่อบันทึกประวัติการทำงานของพนักงาน ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน คำนวณเงินเดือน รวมไปถึงการประเมินต่างๆ
ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามประมวลรัษฎากร เป็นภาษีทางตรงประเภทหนึ่งที่สำคัญมากเพราะเป็นแหล่งรายได้สำคัญของรัฐบาล และเป็นเครื่องมือสำคัญของรัฐบาลในการกระจายรายได้ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเป็นภาษีที่เรียกเก็บจากบุคคลธรรมดา ที่มีรายได้ประเภทใดประเภทหนึ่งนั่นเองฐานภาษีของภาษีนี้ รียกว่า เงินได้สุทธิ ซึ่งคำนวณได้จากการนำเงินได้พึงประเมินตลอดทั้งปี ภาษี (ปฏิทิน) ไปหักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนต่าง ๆ ที่กฎหมายให้หัก เมื่อได้จำนวนเงินได้สุทธิเท่าใดแล้ว จึงคำนวณภาษีจากเงินได้สุทธิตามอัตราและวิธีการที่กฎหมายกำหนด ถ้ามีเงินได้ไม่ถึงเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่มีเงินได้สุทธิเหลือ ก็ไม่ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาทั้งนี้ เว้นแต่ในกรณีที่กฎหมายเป็นอย่างอื่นสำหรับวิธีการเสียภาชี โดยทั่วไปกฎหมายให้ผู้มีเงินได้ในปีภา (ปีปฏิทิน) ที่ถ่วงมาแล้ว มีหน้าที่ขึ้นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมประเมินตนเอง ณ ที่ว่าการอำเภอหรือสถานที่อื่นที่กฎหมายกำหนด ภายในวันที่ 1 มกราคม ถึงวันที่ 31 มีนาคม ของปีถัดจากปีที่มีเงินได้(ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสิ้นปี) นอกจากผู้มีเงินได้จะต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเป็นราชปีแล้ว บางกรณีกฎหมายยังกำหนดให้ผู้มีเงินได้ต้องหักภาษีก่อนถึงกำหนดเวลาด้วยลักษณะของกำไรที่มีคุณภาพกำไรที่มีคุณภาพควรพิจารณาว่ามีลักษณะดังต่อไปนี้
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์