บริหารเวลาการทำงานให้ดี งานไม่มีตกหล่น

จัดลำดับการทำงานให้ดีมีแต่ความสำเร็จ แต่จงจำเอาไว้ว่าควรทำงานที่สำคัญที่สุดก่อนเป็นอันดับแรก

สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทำงานคือเรื่องของเวลา ที่จะเป็นสิ่งที่ช่วยบริหารระดับขั้นตอนการทำงานของเราได้เป็นอย่างดี อยู่ที่ว่าเราจะใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์มากน้อยแค่ไหน ต้องมองการณ์ไกลและวางแผนทุกครั้งในการเริ่มต้นทำงานเพื่อผลักดันให้ตัวเองมีเป้าหมายและไปสู่ในสิ่งที่ตั้งใจเอาไว้ 

ดังนั้นต้องพัฒนาตารางชีวิตการทำงานให้แตกต่างไปจากเดิมด้วยการคิดถึงอนาคตและกรอบการทำงานที่ชัดเจน ด้วยแนวคิดการวางแผนชีวิตและการทำงาน ที่เชื่อว่าหลายคนคงเห็นกันบ่อยแล้ว แต่จะมาอธิบายอย่างละเอียดเพื่อให้เข้าใจได้ตรงกันอีกครั้งครับ

การวางแผนตารางการทำงานแบ่งออกเป็น 4 แบบหลัก ๆ คือ

- สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน

- สิ่งที่สำคัญไม่เร่งด่วน

- สิ่งที่ไม่สำคัญและเร่งด่วน

- สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

1.สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน

ก่อนอื่นต้องรู้ตัวเองก่อนว่างานไหนที่สำคัญจริงและเร่งด่วนจนพลาดไม่ได้ หากพลาดแล้วจะส่งผลกระทบต่อชีวิตหรือการทำงานอย่างใหญ่หลวง เช่นการประชุมด่วนกับลูกค้าที่ต้องพรีเซนต์โปรเจ็กต์สำคัญ เพราะงานที่มีเดดไลน์ต้องส่งภายในวันนี้ ถ้าพลาดไปแล้วก็จะทำให้เกิดผลกระทบต่อตัวเองและเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นควรเร่งทำก่อนถึงวันกำหนดส่งหรือเตรียมเป็นอย่างดีเพื่อลดความผิดพลาด เพราะไม่มีใครอยากเกิดความรู้สึก “งานเข้า” อยู่บ่อย ๆ แน่นอน

2.สิ่งที่สำคัญไม่เร่งด่วน

ข้อนี้อาจไม่สำคัญเท่าข้อแรก แต่ก็มีข้อจำกัดในเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเช่นกัน ฉะนั้นหากวางแผนต้องคิดเผื่องานชิ้นนี้ด้วยเพื่อไม่ได้หลุดไทม์ไลน์ไปจนกลับมาแก้ไขไม่ทันการ เช่นต้องสรุปผลประจำปีส่งเจ้านาย หากเราดองไว้ทำทีเดียวก็อาจทำให้งานล้นและเสร็จล้าช้าได้ ต้องแก้ไขปัญหาด้วยการทยอยทำในแต่ละเดือนเพื่อให้มีเวลาในการทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนกว่า หรือเป็นเอกสารที่ต้องส่งต่อให้แผนกอื่นทำ ก็รีบเคลียร์ให้เสร็จเพื่อเผื่อเวลาการทำงานของทีมอื่นด้วย

3.สิ่งที่ไม่สำคัญและเร่งด่วน

สิ่งนี้มักจะเป็นงานที่แทรกเข้ามาอย่างไม่คาดคิด อาจจะมาแทรกแผนการทำงานของเราที่วางเอาไว้ แม้จะไม่สำคัญแต่ก็ยังมีความเร่งด่วน ควรเกลี่ยงานและมอบหมายให้เหมาะสมกับคนในทีมเพื่อที่จะได้ช่วยกันเคลียร์งานให้เสร็จได้ทันเวลาที่สุด แม้จะไม่มีผลกระทบต่อเรามากนัก แต่ถ้าหากงานชิ้นนี้เสร็จทันตามเวลาที่วางเอาไว้อาจจะเกิดผลลัพธ์ที่ดีต่อหน้าที่การงานของเราอีกมากมาย สิ่งสำคัญคือการแบ่งเวลาให้เหมาะสม แต่ถ้าทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนกว่านั้นอยู่ก็ให้พักงานชิ้นนี้ไว้ก่อน แล้วกลับมาทำเมื่องานที่สำคัญกว่าเสร็จแล้ว

4.สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ข้อสุดท้ายเป็นสิ่งที่เราสามารถกลับมาทำเป็นอันดับสุดท้ายหรือในช่วงเวลาที่ว่างจริง ๆ ถ้าพูดให้เห็นภาพคือการเล่นโซเชียลมีเดียเพื่อความบันเทิง ซึ่งควรทำในช่วงเวลาที่ไม่มีงานเร่งด่วน เพราะสิ่งเหล่านี้จะทำให้เราเสียสมาธิในการทำงานได้ง่ายขึ้น ดังนั้นควรลดการใช้โซเชียลระหว่างทำงานสำคัญยกเว้นการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้การทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนจริงดำเนินไปได้ตรงไทม์ไลน์มากที่สุด

ทั้งนี้การทำงานให้สำเร็จได้อย่างแท้จริงนั้น ต้องมีองค์ประกอบในการคิด วางแผน ลงมือทำ มุ่งมั่น ยอมรับความผิดพลาด การฝึกอบรม และพร้อมที่ปรับปรุงเพื่อให้เกิดการพัฒนาต่อไปได้ ถ้ามีสิ่งเหล่านี้แล้วจะช่วยให้เราเก่งในเรื่องของการวางแผนและช่วยในการจัดลำดับการทำงานที่สำคัญที่สุดได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น แม้การวางแผนไม่ได้การันตีความสำเร็จแต่ก็ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการทำงานได้ดีกว่าไม่มีแผนใด ๆ 

สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิก!!

ที่มา : happywork.jenosize.com