Background Checks คือการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียด ครอบคลุมทั้งด้านข้อมูลส่วนตัว, ประวัติอาชญากรรม, ภาวะทางการเงิน, การศึกษา ตลอดจนบริบทอื่น ๆ ที่ส่งผลกับตำแหน่งที่สมัครเข้ามา
Background Checks มีรูปแบบที่หลากหลายขึ้นอยู่กับว่าเราจะเน้นเก็บข้อมูลในเรื่องใด ทั้งนี้หากคุณเป็นมือใหม่ ทาง Business News Daily ได้แนะนำให้เริ่มต้นจาก 5 หัวข้อหลัก ดังนี้
1. การยืนยันตัวตน (Identity Verification) : ขั้นตอนเริ่มต้นของการทำ Background Checks ทุกประเภทคือการยืนยันว่าบุคคลที่มาสัมภาณ์นั้นมีสิทธิ์ทำงานตรงนี้จริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องสัญชาติ, ใบอนุญาตทำงาน, บัตรประชาชน เป็นต้น เพราะการว่าจ้างพนักงานที่ไม่ผ่านเกณฑ์ทางกฎหมาย แม้จะเกิดจากการปิดบังข้อมูลของผู้สมัคร แต่ก็ทำให้องค์กรเจอปัญหาได้เช่นกัน ดังนั้น HR ต้องใส่ใจข้อมูลทุกอย่างโดยละเอียด ไม่มองข้ามเพียงเพราะคิดว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย เพราะเคยมีกรณีที่พนักงานเอาข้อมูลของฝาแฝดมาสมัคร หรือออกเอกสารส่วนบุคคลปลอม ๆ มาอ้างอิง ซึ่งหากไม่นำไปเข้ากระบวนการ Reference Checks ก็อาจถูกหลอกได้อย่างง่ายดาย
2. การเช็คประวัติอาชญากรรม (Criminal Check) : หน้าที่ตรงส่วนนี้ต้องทำร่วมกับฝ่ายกฎหมาย และต้องทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องเท่านั้น ไม่แอบสืบข้อมูลโดยละเมิดสิทธิมนุษยชนแม้พนักงานดังกล่าวจะมีแนวโน้มของการก่ออาชญากรรมเมื่อในอดีตก็ตาม อนึ่งต้องเข้าใจก่อนว่าแม้พนักงานบางท่านจะเคยมีประวัติอาชญากรรม แต่หากมีข้อมูลเสริมว่าได้รับโทษ หรือมีผลงานอื่น ๆ ในด้านบวกมาเสริม
ฝ่าย HR มีสิทธิ์ให้โอกาสทำงานได้ตามความเหมาะสม แต่อย่างไรก็เสียก็ต้องคำนึงถึงบริบทในภาพรวมขององค์กรด้วยว่าสามารถทำได้หรือไม่ เช่นหากเป็นงานที่ต้องพบปะกับลูกค้าต่างเพศ ก็ควรหลีกเลี่ยงพนักงานที่มีประวัติล่วงละเมิดเอาไว้ก่อน ซึ่ง HR Recruiter สามารถพิจารณาแยกเป็นกรณีได้เลย
3. การตรวจสอบประวัติทางการเงิน (Credit Check) : ปกติแล้วการตรวจเช็คประวัติทางการเงินหรือภาระหนี้สินเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อคนที่อยู่ในตำแหน่งเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายภายในองค์กร ทั้งนี้หากพนักงานมีประวัติด้านการเงินไม่ดี องค์กรก็ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม ก่อนที่จะตัดสินใจเชิญพนักงานออกจากตำแหน่ง ทั้งนี้เรื่องเกี่ยวกับการเงินเป็นเรื่องละเอียดอ่อน องค์กรต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายอย่างเคร่งครัด
4. การตรวจสอบประวัติด้านการศึกษา (Educational Check) : ข้อมูลส่วนนี้เป็นข้อมูลที่สำคัญไม่ต่างกับข้อมูลด้านการยืนยันตัวตน โดยเฉพาะในสายงานที่มีวุฒิการศึกษากำหนดไว้อย่างจริงจัง ซึ่ง HR ต้องยืนยันให้ได้ว่าข้อมูลที่ระบุเอาไว้ในใบสมัครเป็นข้อมูลจริง และนอกเหนือจากใบจบการศึกษาแล้ว ยังควรเช็คด้วยว่าผู้สมัครมีประวัติอื่น ๆ เช่นการทุจริตสอบหรือไม่ ข้อมูลนี้จะสะท้อนถึงทัศนคติในการทำงานโดยตรง
5. การตรวจสอบการใช้สื่อโซเชียล (Social Network Check) : ในยุคที่มนุษย์ใช้เวลาส่วนใหญ่บนโลกออนไลน์แบบนี้ สิ่งที่เหลืออยู่แน่ ๆ ก็คือประวัติการใช้โซเชียลหรือเรียกเป็นภาษาทางการว่า Digital Footprint ซึ่งถือเป็นข้อมูลดิบที่ลบไปจากโลกออนไลน์ได้ยาก และสามารถสะท้อนถึงตัวตนของผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี จุดที่ต้องโฟกัสของเรื่องนี้ก็คือปัจจุบันโลกโซเชียลมีแพลตฟอร์มมากมาย
และการใช้ชีวิตมนุษย์ในแต่ละแพลตฟอร์มล้วนแตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่นในแพลตฟอร์มที่ไม่ต้องเปิดเผยตัวตนซึ่งอาจทำให้คนกล้าแสดงความเห็นมากกว่า หรือแพลตฟอร์มที่จำกัดตัวอักษรอย่างทวิตเตอร์ที่อาจทำให้คนใช้คำพูดที่ลงรายละเอียดน้อยกว่าปกติ เป็นต้น
ดังนั้นการเข้าใจพนักงานจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ HR นำข้อมูลจากทุกแพลตฟอร์มมารวมและวิเคราะห์ออกมาเท่านั้น ทั้งนี้ก่อนที่จะตัดสินพนักงานคนใดก็ตาม ให้คิดว่ามนุษย์ทุกคนมีหลายด้านเสมอ พฤติกรรมใดที่อาจไม่ถูกใจเรา แต่ไม่ได้ผิดครรลองของสังคม ไม่ถือเป็นสิ่งที่ต้องถูกต่อว่า HR ต้องรู้จักแยกแยะและให้ความเป็นธรรมกับการทำ Background Checks เสมอ
ขอบคุณที่มา : th.hrnote.asia
