สร้าง Timeline การทำงาน เพื่อบริหารงานอย่างมีระบบ

สร้าง Timeline การทำงาน เพื่อบริหารงานอย่างมีระบบ


การบริหารงานนั้นต้องใช้หลักและแนวคิดที่ชัดเจนในการถ่ายทอดไปยังผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาได้ เพื่อให้ทุกคนในทีมเดินหน้าไปพร้อมกันและทำให้งานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วยการสร้างระเบียบให้มีระบบที่สามารถใช้ให้เกิดผลทุกวัน หัวหน้างานอาจต้องวาง Timeline การทำงานให้รัดกุมแต่ยืดหยุ่นได้เมื่อมีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้น 

1. (ก่อนเข้างาน) วางแผนการทำงานในแต่ละวัน

มองภาพรวมว่า วันนี้มีงานไหนสำคัญที่ต้องส่งบ้าง งานไหนที่เร่งด่วน และควรมอบหมายงานให้ลูกน้องคนไหนในทีมเพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นที่สุด ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ต้องใช้ และตารางการทำงานให้ชัดเจนที่สุด 

2. (เริ่มงานช่วงเช้า) กระตุ้นลูกน้องพร้อมมอบหมายงาน

กำหนดให้ตอนเช้ามีประชุมกันย่อย ๆ ภายในทีมเพื่อสรุปงานที่ทำเมื่อวาน และให้ลูกน้องส่งลิสต์งานที่ต้องทำประจำวัน เพื่อที่หัวหน้าจะได้มอบหมายงานใหม่ให้ได้ถูกคนมากที่สุด ถ้าเป็นงานชิ้นใหม่ ต้องใส่ใจในขั้นตอนของการอธิบายงาน เพื่อควบคุมคุณภาพของการทำงานและลดความผิดพลาด รวมไปถึงกำหนดเวลาส่งงานให้พนักงานทุกคนทราบโดยพร้อมเพียง ส่งผลให้ทีมจัดสรรแบ่งปันเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นให้มีความสมดุลมากยิ่งขึ้น

3.  (ช่วงบ่าย) ติดตามงาน

สอบถามความคืบหน้าจากลูกน้องในทีมถึงงานที่พวกเขาทำในแต่ละวันว่ามีติดขัดตรงไหน ต้องการคำปรึกษาอะไรเป็นพิเศษหรือเปล่า เพราะอาจจะมีลูกน้องบางคนที่ชอบแก้ไขปัญหาด้วยตัวเอง แต่ถ้าหัวหน้ายื่นมือเข้าไปช่วย ก็จะทำให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น หรือถ้าลูกน้องยังไม่เข้าใจกับ Process ในการทำงานที่ชัดเจนมากนัก ให้อธิบายพร้อมยกตัวอย่างการทำงานให้เห็นภาพ

4. (ก่อนเลิกงาน) ตรวจสอบงานในแต่ละวันและหาทางแก้ไข

เมื่อลูกน้องส่งงานที่ต้องทำในแต่ละวันแล้ว หัวหน้าควรตรวจสอบอย่างละเอียดที่สุด ถ้ามีข้อผิดพลาดตรงจุดที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขจะได้บอกลูกน้องได้ทันการ หรือถ้าเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ลูกค้าเปลี่ยนแผนโปรเจ็กต์ อุปกรณ์การทำงานไม่เพียงพอ ก็มาร่วมกันประชุมช่วยกันหาทางแก้ไขต่อไป หารือกับทีมที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เสียเวลาไปกับการแก้ปัญหาให้น้อยที่สุด และเหลือเวลาลงมือทำให้มากกว่า

5. (เลิกงาน) จดบันทึกการทำงานประจำวัน

หลังเลิกงานให้บันทึกทุกครั้งว่า วันนี้เราทำงานอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ลูกน้องส่งงานชิ้นไหนบ้าง มีอุปสรรคหรือปัญหาอะไร งานแต่ละชิ้นได้ผลลัพธ์อะไรบ้าง และเรียนรู้อะไรจากการทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้วางแผนการทำงานในวันพรุ่งนี้ได้ง่ายขึ้น หากมีเวลาสามารถลิสต์รายการงานที่จะมอบหมายให้ลูกน้องในวันรุ่งขึ้นล่วงหน้าได้เช่นกัน

อย่างไรก็ดี หากมี Timeline ในการทำงานแล้ว ขอเสริมแนวคิด PDCA สำหรับการทำงานเข้าไปอีกสัก 5 ข้อ เพื่อให้การบริหารงานของหัวหน้าทุกคนมีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้นกว่าเดิม

P = Planning

วางแผนการทำงานอย่างรอบคอบในทุกเช้า และให้ลูกน้องมีส่วนร่วมในการคิดเพื่อนำไปปฏิบัติกันได้อย่างพร้อมเพรียงและสร้างการรับรู้ถึงปัญหาของงานแต่ละชิ้นเพื่อนำไปสู่การแก้ไขร่วมกัน

D = Do

เมื่อวางแผนแล้ว ต่างลงมือทำงานในส่วนของตัวเองตามระบบที่ได้วางเอาไว้เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ร่วมกัน แต่ถ้าการทำงานไม่ได้เป็นอย่างที่คิดก็มานั่งคิดกันใหม่ว่าควรจะทำยังไงกันต่อไปเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

C = Check

หัวหน้างานควรตรวจสอบการทำงานของลูกน้องเป็นระยะ อาจเป็นช่วงบ่ายหรือช่วงเย็น บางที่อาจจะมีช่วงเช้าหลังมอบหมายงานเพื่อให้มั่นใจว่าลูกน้องไม่มีอะไรติดขัดในการดำเนินงาน เพื่อที่จะได้แก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที ดังนั้นการลงไปดูหน้างานเองเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานเป็นทีม

A = Act

เมื่อเกิดปัญหาหลังจากการตรวจสอบ หัวหน้าควร Take Action ในทันทีก่อนที่จะสายเกินแก้ แม้จะเป็นปัญหาที่แม้จะเล็กน้อยก็ตาม ถ้าปล่อยเอาไว้อาจสะสมเป็นปัญหาใหญ่โตได้ในอนาคต ควรสร้างมาตรฐานให้ทุกคนรับรู้และรีบแก้ไขปัญหาโดยทันที

(แถมด้วย) R = Report

การทำงานที่ต้องทำร่วมกันมาพร้อมกับการสื่อสารที่ดี หัวหน้าต้องสร้างเป้าหมายที่ชัดเจนในการมอบหมายงานให้ลูกน้อง หลังจากงานสำเร็จลุล่วงแล้วก็เขียนรายงานออกมาว่า แต่ละงานผลลัพธ์เป็นอย่างไร ลูกน้องในทีมคนไหนสามารถปฏิบัติงานได้ดีหรือมีจุดที่ต้องปรับปรุงตรงไหน ข้อนี้มีส่วนช่วยในการกระตุ้นลูกน้องให้เข้าใจถึงการทำงานได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อให้คนทำงานเข้าใจทิศทางไปในทางเดียวกัน

การสร้าง Timeline เป็นการสร้างระเบียบการทำงานให้เป็นไปอย่างมีระบบมากขึ้น เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เข้าใจเป้าหมายการทำงานไปในทิศทางเดียวกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การมอบหมายงาน การติดตามงาน หรือแม้แต่การแก้ไขปัญหา ถ้าทำให้เป็นนิสัยในการทำงานทุกวัน คุณเป็นหัวหน้าที่มาถูกทางแล้วล่ะ


มองหาแอปพลิเคชันช่วย HR ระบบลาออนไลน์ (Employee Self-Service) ฟังก์ชันครบ
ใช้งานง่ายผ่านระบบออนไลน์ สามารถจัดการและบริหารข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
รองรับการทำงานร่วมกับระบบ HRMI แบบ Real Time 



ที่มา : happywork.jenosize.com

 65
ผู้เข้าชม
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์