การตั้งค่า Email ให้กับโปรแกรม PBS HRMI

การตั้งค่า Email ให้กับโปรแกรม PBS HRMI

            การตั้งค่า Email ทำเพื่อให้โปรแกรม HRMI สามารถส่ง Email ข้อมูลการขออนุมัติเอกสารต่างๆไปยังพนักงาน เพื่อให้รับทราบถึงรายละเอียดของเอกสาร และแจ้งเตือนให้กับผู้อนุมัติเข้ามาทำการอนุมัติเอกสาร ดังนั้นหากตั้งค่าไม่ถูกต้อง อาจจะทำให้การทำงานของลูกค้าติดขัด จนอาจเกิดปัญหาระหว่างบริษัทกับพนักงานได้

วิธีการตั้งค่า Email

Tools > Option > Email Setting

1. E-mail Account Information ข้อมูลผู้ส่ง

• SMTP Server Require Authentication เปิด/ปิด การ Authentication
• Username ที่อยู่ Email
• Password รหัสผ่านของ Email

Organization > บันทึกข้อกำหนดองค์กร > กำหนด E-mail

4. User Information ข้อมูลผู้ส่ง

• Your Name ชื่อของผู้ส่ง
• E-Mail Address ที่อยู่ Email ของผู้ส่ง

การเลือกข้อมูลผู้ส่งของโปรแกรม

            จากการกำหนดข้อมูลข้างต้น จะเห็นได้ว่ามีการกำหนดข้อมูลผู้ส่งจากสองหน้าจอ ซึ่งจะนำไปใช้งานต่างกัน ดังนี้

• [1.] Option > E-mail Account Information
  ใช้ทดสอบการส่ง Email และแจ้งผลการกำหนดชื่อผู้ใช้แบบกลุ่ม (Generate User)
• [4.] บันทึกข้อกำหนดองค์กร > User Information
  ใช้แจ้งข้อมูลเอกสารที่ขออนุมัติทั้งหมด

ข้อระวังในการกำหนด Authentication และการใช้ Distribution List

Distribution List คือ Email กลางที่รวบรวมที่อยู่ Email ของผู้ติดต่อไว้เป็นกลุ่มเดียวกัน เช่น hr@prosoft.co.th admin@prosoft.co.th prosoftcm@prosoft.co.th เป็นต้น

            โดยส่วนมากลูกค้าจะใช้ Distribution List เป็นผู้ส่ง เพื่อให้ Email การแจ้งมีความน่าเชื่อถือ เช่น มีการแจ้งเตือนเอกสารขออนุมัติลาไปยังหัวหน้างาน ผู้ส่งก็จะขึ้นว่าส่งมาจาก hr@prosoft.co.th ซึ่งในลักษณะนี้จะต้องกำหนด Authentication ให้เป็น Email ที่ใช้ Domain เดียวกันด้วย ถึงจะทำให้ Distribution List ทำงาน

ตัวอย่างการตั้งค่า Email แบบต่างๆ

Email Address    : hr@customer.com       
SMTP                : smtp.gmail.com                      
Authen              : user01@gmail.com
>>ไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะไม่สามารถใช้ hr@customer.com ส่ง Email ได้ เนื่องจาก SMTP ที่ใช้เป็น @gmail

Email Address    : hr@customer.com       
SMTP                : smtp.customer.com     
Authen              : user01@gmail.com
>>ไม่ถูกต้อง มีการกำหนด Authentication ไม่ตรงกับ SMTP ที่กำหนด

Email Address    : user02@customer.com
SMTP                : smtp.customer.com     
Authen              : user01@customer.com
>>ไม่ถูกต้อง ไม่สามารถกำหนดผู้ส่งเป็น Email ของพนักงานอื่นที่ไม่ตรงกับการ Authentication ได้
                        (ยกเว้นกรณีที่กำหนดผู้ส่งเป็น Distribution List เช่น hr@customer.com)

Email Address    : hr@customer.com       
SMTP                : smtp.customer.com                 
Authen              : user01@customer.com
>>ถูกต้อง Email จะถูกส่งโดย hr@customer.com ที่เป็น Distribution List

Email Address    : user01@customer.com
SMTP                : smtp.customer.com                 
Authen              : user01@customer.com
>>ถูกต้อง Email จะถูกส่งโดย user01@customer.com ตามปกติ

ข้อมูลสำหรับการกำหนดค่า SMTP หรือ [2.] Mail Server Information

นอกจากนี้ลูกค้าบางรายจะมีการใช้งาน Exchange Email และมีการใช้งาน Private Email  ให้สังเกตุจาก Domain @ ของ Email จะเป็นชื่อที่ไม่สากลหรือเป็นชื่อของลูกค้าเอง  หากเจอ Email ลักษณะนี้ ให้สอบถามการกำหนดค่า SMTP จากทางลูกค้า

**Gmail ต้องใช้รหัสผ่านแบบสองชั้น
https://www.prosofthrmi.com/Faq/Detail/6180