เพื่อความสะดวกของเจ้าหน้าที่บุคคลในการจัดสรรข้อมูลของพนักงาน ยกตัวอย่างเช่นการขอเอกสารสำคัญ เป็นต้น และในเรื่องการทำเงินเดือน ฯลฯ